便利なの?給与明細書のWeb明細

給与明細書は、紙に印刷して従業員に手渡しするもの。あなたも、そう考えているかもしれません。たしかに、明細書を受け取ると、「1ヶ月がんばったな。来月もがんばろう」と、従業員のモチベーションが上がることもあるかも。と言いつつ何ですが、明細書を受け取ることに意味はあっても、それが紙でなければならない理由は、あまり無いのではないでしょうか。そうかもね…と思ったあなた。給与明細書は、紙ではなくWeb明細にすることも検討してみてください。※2016年12月7日に公開

給与明細書のWeb明細とは?

給与明細書のWeb明細とは、その名のとおり「インターネットを通じて、従業員に給与明細を渡す機能」です。給与計算ソフトからメール配信すると、従業員のメールアドレスに給与明細書が送られてきます。明細書がファイル添付されることもありますが、メール本文中の明細書を閲覧するためのURLが書かれているパターンが多いようです。そのURLをクリックすると明細書が開かれて、パソコンなどの画面で明細書を見られるようになります。そのURLを開くときに、IDとパスワード(またはパスワードのみ)の入力を求められたり、URLに有効期限が設定されていたりと、給与計算ソフトごとに詳細は異なります。

Web明細のメリット

Web明細を使うと、ほぼ間違いなくコスト削減と業務効率化が可能になります。

▼印刷コストを削減できる

専用用紙代(またはプリンタ用紙代)、印刷にかかる費用(トナー代、カウンター料金など)を削減できます。明細書1枚あたりの単価は安くても、積もればかなりの金額になりますので、使い続けると削減効果が大きくなります。

▼給与明細書を渡す手間が省ける

給与明細を印刷して、封筒に入れて、従業員に手渡す作業。Web明細を利用すれば、これが数分で終わるようになります。紙での作業にかかっている時間を測ってみてください。どれだけラクになるのか分かると思います。

まとめ

Web明細を使うと、紙に給与明細書を印刷するよりも、コスト削減と業務効率化が可能になります。お使いの給与計算ソフトに、その機能があるのか調べてみるとよいでしょう。Web明細の機能が有料オプションの場合には、紙を使う場合よりも削減できる費用と手間を、オプション料金と比べる必要がありますので注意してください。

最後になりますが、「Web明細は便利だけど、やっぱり紙に印刷したい」という、あなた。それも一つの選択です。その場合は、専用用紙を使わない給与計算ソフトを使うと、コスト削減できるはずですから、検討してみてください。

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