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2016/01/20

マイナンバーの収集・管理・利用・廃棄までのポイント

2016年1月から始まったマイナンバー制度。フリーウェイ給与計算をご利用中のみなさんも、マイナンバーの収集、利用、管理、廃棄に、頭を悩ませているかもしれませんね

分かっていそうで、実は、よく分からないのがマイナンバー。そこで、みなさんにクイズを出したいと思います(突然ですが)。つぎの2つの問題、みなさんは正解できるでしょうか?

■問題

Q1.マイナンバーを従業員から収集する際、個人番号通知書のみを提出してもらえればよい。〇か×か。

Q2.マイナンバーの利用目的は、従業員に特に明示しなくてよい。〇か×か。

■正解と解説

<正解>

どちらも×です。

<解説>

Q1.マイナンバーを従業員から収集する際は、個人番号が記載されている書類とともに本人確認のため、身元確認書類も同時に提出してもらう必要があります。よって、正解は×です。

Q2.マイナンバーを収集する際は、予めどんな手続きに必要なのかを明示しておく必要があります。収集時には、その旨を記載した書面やメール等で、事前に通知しないとなりません。よって、正解は×です。


不正解だった方も、ご安心ください!マイナンバーの収集・管理・利用・廃棄についておさえるべきポイントをご説明しますね♪

■収集

利用目的を明示し、個人番号と身元確認をきちんとする!第三者に見えない配慮も怠らず!

・税務署に提出する申告書などに記載が必要な分の個人番号を収集。
・いずれ必要になることが明白である場合は、事前に収集して構わない。
利用目的を明らかにするとともに、本人確認したうえで収集する必要がある。
・書面で収集する場合は、第三者の目に触れないよう厳封すること。

■保管

保管はとにかく厳重に!
・マイナンバーが保管された情報システム(パソコン等)は、一般の事務室から隔離する。(パーティションで区切るなどして覗き見を防止する)
・マイナンバーが格納されたPCが持ち出されないよう、入退室管理をしたり、ワイヤーロック等で固縛する。
・マイナンバーが格納された記憶媒体は、鍵付キャビネットなどに保管する。

■利用

法律で定められた様式に沿って記載し、利用履歴は残すべし!

・目的外での利用は禁止されている。
利用履歴(使用者、日時、利用目的)を記録に残す必要がある。
・異動時に部署間で個人番号を受け渡すことは可能。(他社に渡すことは禁止)

■廃棄

不要になった番号の廃棄を忘れずに!

・従業員が退職しても、法律で定められた保存期限までは保管する
・保存期限を過ぎ次第、速やかに廃棄する必要がある

■まとめ

覚えておきたいポイントは、こんなところです。分かっていたことですが、あらためてみると、マイナンバーの運用って大変ですよね(;-_-) =3

最も問題視されているのは、やはり「管理」の点です。特定個人情報が漏れないよう、十分に気を付けましょう!

もう少し詳しく知りたい方は、個人情報保護委員会が提示しているガイドラインや、給与計算クイズ【マイナンバー編】を参照してみてください。

ちなみにフリーウェイジャパンでも、「フリーウェイマイナンバー」というマイナンバー管理サービスを提供しています。こちらも、参考にしてみてください。

※2016年1月20日に公開、2016年10月25日に加筆

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