取得した個人番号を複数の目的で使える?

事業者が、従業員から個人番号を取得するには、法律で認められた利用目的を特定し、通知または公表することが必要です。

Q.従業員から取得したマイナンバーを複数の目的で利用できる?

では、たとえば従業員から取得したマイナンバーをまず源泉徴収に使い、その後、社会保険に使うなど複数の目的で利用できるのでしょうか?

Answer 気になる答えは・・・

A.「Yes」です!

マイナンバーを含む特定個人情報は、従業員の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて使用することはできません。たとえば、健康保険証の交付を受けるために取得した従業員のマイナンバーを労災保険の手続きで利用するなど、ある個人番号関係事務のために取得したマイナンバーを別の個人番号関係事務に使うのはNGです。

個人番号を利用する事務・目的を包括的に明示

ただし、個人番号を利用する事務・利用目的を包括的に明示して合意を得ていれば、その範囲内で利用できます。たとえば、源泉徴収と健康保険の手続きなど、複数の個人番号関係事務に利用が可能です。

なお、後になって利用目的が変わったり増えたりする場合は、あらためて利用目的を通知・公表して、同意を得る必要があります。このような二度手間を避けるため、マイナンバーの利用目的を包括的に明示した同意書を作成して、従業員から同意を得ておく会社も多いようです。

利用範囲は「税」「社会保障」「災害対策」の3つだけ

マイナンバーは個人情報と密接に関わっているため、事業者の利用範囲が限定され、範囲を超えた目的での利用が禁止されています。この利用範囲は、「税」「社会保障」「災害対策」の3つだけです。

事業者が従業員のマイナンバーを記載する書類

最後に、事業者が従業員の個人番号(マイナンバー)を記載すべき主な書類をまとめておきます。

  • 給与所得の源泉徴収票
  • 退職所得の源泉徴収票
  • 給与支払報告書
  • 支払調書
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書
  • 雇用保険被保険者資格取得(喪失)届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得(喪失)届
  • など

なお、給与所得の源泉徴収票や給与所得者の扶養控除等(異動)申告書など一部の書類に関しては、従業員本人のマイナンバーだけでなく、配偶者や扶養親族のマイナンバーの記載も必要になることをお忘れなく。

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