個人番号の安全管理措置に特例がある?

企業には、取得したマイナンバーを適切に管理する義務があります。個人番号の安全管理措置とは、マイナンバーの漏えい・滅失・毀損の防止などに取り組む措置のことです。※2016年9月29日に公開

Q.個人番号の数が少ないと、安全管理措置が軽減される?

しかし、大手企業と中小企業では、取り扱う個人番号の量に圧倒的な差があります。では、マイナンバーの数が少ないと特例が認められるのでしょうか?

Answer 気になる答えは・・・

A.「No」です!

管理する個人番号の数で安全管理措置は軽減されません。ただし、従業員100名以下の会社には特例あります。まずは、4つの安全管理措置の説明から。

組織的安全管理措置

企業内の組織整備。マイナンバー関連業務の責任者と事務取扱担当者を分けることや、個人番号の利用実績を記録する仕組みを整えることなどが該当します。

人的安全管理措置

個人番号の取扱担当者やその監督の対策。従業者への教育・研修の実施も内容として含まれます。

物理的安全管理措置

マイナンバー管理専用の取扱区画を設けるなどの物理的な対策。のぞき見・盗難などを防ぐため、オフィスのレイアウトや書類・データの管理方法を見直し、必要なとき以外は取扱いが不可能な状況にすること。

技術的安全管理措置

情報システムを使って個人番号を管理する場合の技術的な対策。アクセス権の制御、アクセス者の識別・認証、外部からの不正アクセス防止などです。

中小規模事業者における特例

従業員が100人以下の中小規模事業者は、安全管理措置のうち一部について軽減が認められています。たとえば物理的安全管理措置では、データの暗号化は不要です。電子媒体の持ち出しの際は、パスワードを設定するか封を施せばよいとされています。

▶参考:中小企業におけるマイナンバー法の実務対応(P43以降)

特例が認められないケース

以下の場合には、従業員数に関わらず特例を認められません。

  • 個人番号利用事務実施者(主に行政機関)
  • 委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者(税理士事務所や社会保険労務士事務所など)
  • 金融分野の事業者
  • 個人情報取扱事業者(5,000人以上の個人情報を保有している事業者)

まとめ

安全管理措置の軽減が認められていても、個人番号の漏えいなどがあった場合に責任を問われるのは同じことです。本則の安全管理措置を実践すると安心でしょう。

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