個人番号を廃棄・削除したら必ず記録?

以下の場合に、会社は速やかに個人番号を廃棄・削除しなければなりません。

  • 税や社会保障に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった
  • 所管法令において定められている保存期間を経過した
Q.マイナンバーを廃棄・削除したら記録を必ず残す?

マイナンバーを廃棄する方法に不備があると、「廃棄したつもりだったのに漏えいしていた・・・」といった事態を招く恐れもあります。そのため、ガイドラインでは、マイナンバーを廃棄・削除する方法まで定めています。 では、マイナンバーを廃棄・削除した旨の記録を残す義務があるのでしょうか?※2016年10月17日に公開

Answer 気になる答えは・・・

A.「No」です!

マイナンバーを廃棄・削除する場合は、いつ、どの書類・データを廃棄・削除したのかが分かるように、廃棄・削除した旨の記録を残すことが義務づけられています。

>> 特定個人情報保護委員会事務局 「はじめてのマイナンバーガイドライン(事業者編)」 P7より

廃棄・削除にも特例がある

ただし、中小規模事業者の場合は記録を残すことまでは求められていません。マイナンバーを廃棄・削除したことを責任ある立場の者が確認すれば足りるとされています。個人番号の安全管理措置に特例がある?でも解説した内容と同様です。

マイナンバーを廃棄・削除する方法

マイナンバーを廃棄・削除する方法は、マイナンバーが何に記載されているのか、マイナンバーを含む特定個人情報すべてを削除するのか否かによって変わります。

    • マイナンバーが記載された書類などを廃棄する場合

そのままゴミ箱に捨てるのは当然NGです。必ず、シュレッダーの使用、焼却、溶解など、復元不可能な手段で中身が分からないように廃棄します。

    • マイナンバーが記載された機器および電子媒体などを廃棄する場合

専用のデータ削除ソフトウェアの利用または物理的な破壊など、復元不可能な手段で廃棄します。

    • 特定個人情報ファイル中のマイナンバー、または一部の特定個人情報等を削除する場合

マイナンバー部分を復元できない程度にマスキング(黒塗り)するなど、容易に復元できない手段で削除します。たとえば、退職した従業員からの問い合わせに対応するために、個人情報を保管し続けたいケースもあると思います。そのように、書類そのものを廃棄したくない場合は、マイナンバー部分をマスキングすることで「特定個人情報」が「個人情報」になるため、引き続き保管できます。

まとめ

マイナンバーが含まれる書類・データの廃棄は、慎重を期す必要があります。あらかじめマニュアルを作るなどして手順化し、で確実に廃棄・削除できるように徹底しましょう。

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