給与計算とは?~毎月の仕事と特定の時期の業務~

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給与計算とは、会社が役員報酬や給料を計算する業務です。毎月の給与計算から、特定の月にのみ処理する作業に至るまで、その業務内容は多岐に渡ります。※2020年9月24日に更新

給与計算の毎月の業務

給与は毎月1回以上、決まった日に支給しなければなりません。そのため、毎月の決まった給与計算業務が発生します。

  • 勤怠を確定

    タイムカードや勤怠ソフトなどに記録された情報をもとに、給与計算対象期間の勤怠を集計し、労働時間(勤務時間や残業時間など)を確定します。

  • 勤怠以外の情報を確定

    入退社、家族、通勤手当、振込口座、標準報酬月額など、給与計算に影響がある情報のうち、前月の給与計算以降に変更があった情報を確定します。

  • 給与の差引支給額を確定

    上記1、2の情報に基づき、基本給、通勤手当、残業代(残業手当)などの支給金額と、給与から控除(天引き)する税金(所得税、住民税)、健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、雇用保険料などの控除金額を計算し、差引支給額を確定します。なお、給与計算ソフトに上記1、2を反映すれば、差引支給額を自動計算できます。

  • 給与を支給

    上記3で確定した差引支給額を、本人に現金で手渡しするか、本人の銀行口座に振込みます。振込データを作成できる給与計算ソフトを使用すれば、作成した振込データをインターネットバンキングに送信することで、効率的に処理できます。

  • 給与明細書を配布

    給与明細書を作成し、本人に配布します。給与明細書は、Webやメールなどで配布することもできますが、事前に従業員の同意を得る必要がありますので注意が必要です。

  • 給与計算結果を経理へ提供

    会計処理のために、上記3で計算した結果を経理に提供します。

  • 賃金台帳を保管

    上記3で計算した結果を印刷し、賃金台帳として保管します。賃金台帳は、最低3年間保管する義務があります。

  • 所得税及び住民税を納付

    上記3で給与から源泉徴収した所得税、特別徴収した住民税を、翌月10日までに管轄の税務署及び各市区町村に納付します。所得税については、「源泉所得税の納期の特例」の承認を受けている場合は、1月から6月までの分を7月10日までに、7月から12月までの分を翌年1月10日までに納付します。

  • 社会保険料を納付

    上記3で給与から控除した健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料などの社会保険料と、会社が負担する健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料などの社会保険料を合わせて、翌月の末日までに管轄の機関に納付します。口座振替手続きをすれば、納付の手間を省くことができます。

特定の時期の業務

給与計算に関する業務には、特定の時期にだけ発生する仕事があります。

  • (1月)扶養控除等申告書の反映

    当年の扶養控除等申告書において、扶養家族の人数に変更があった場合は、給与から控除する所得税の金額を変更します。

  • (4月)社会保険、労働保険の料率変更

    健康保険料、介護保険料、雇用保険料、労災保険料などの料率が変更された場合、変更後の料率を給与計算に反映します。給与計算ソフトを使用している場合は、料率を変更するのを忘れないように注意しましょう。

  • (4月)基本給などの改定

    基本給や手当の金額を改定し、改定後の金額を給与計算に反映します。改定が遅れた場合は、差額の遡及支給が必要になる場合があるので注意が必要です。なお、改定の時期は会社により異なりますので、ご注意ください。

  • (5月)住民税の改定

    各市区町村から通知された住民税の金額に基づき、6月以降の給与から控除する住民税の金額を改定します。

  • (6~7月)労働保険の年度更新

    6/1から7/10までの間に、前年度の確定労働保険料と今年度の概算労働保険料を計算し、管轄の機関に申告納付します。

  • (9月)標準報酬月額の改定

    定時決定に基づき改定された標準報酬月額を、給与計算に反映します。なお、一定の条件を満たす場合には、随時改定に基づき、標準報酬月額を改定する必要があるので注意が必要です。

  • (11月~翌年1月)年末調整と源泉徴収票の提出

    扶養控除等申告書等に基づき年末調整を行った後、給与計算にその結果を反映し、所得税の年税額を精算します。その後、当年の給与計算結果に基づき源泉徴収票を作成し本人に交付します。また、一定の条件を満たす者の源泉徴収票を翌年1月末までに管轄の税務署に提出します。

  • (翌年1月)給与支払報告書の提出

    当年の給与計算結果に基づき給与支払報告書を作成し、翌年1月末までに各市区町村に提出します。

給与計算まとめ

給料計算の毎月の定型業務と特定の時期だけの仕事について、理解していただけましたでしょうか。どの業務もミスなく正しい処理するには、複雑な業務フローを簡略化したり、効率化に貢献する給与計算ソフトを利用したり、税理士や社会保険労務士などへのアウトソーシングを活用したり、といった方法がオススメです。

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