給与計算をアウトソーシングするメリットとポイント

電卓とお札とカレンダー

近年は給与計算システムが手頃な価格で利用できるようになり、システムを正しく設定すれば、労働法令や社会保険、税金の知識が乏しい担当者でも給与計算ができるようになりました。一方で、給与計算の業務を外部の企業にアウトソーシングすることもあります。そこで今回は、給与計算をアウトソーシングするメリットや、アウトソーシング先を選ぶポイントについて解説します。※2021年3月19日に更新

給与計算をアウトソーシングするメリット

全てを手計算していた時代とは違い、今は給与計算システムが手頃な価格で手に入るようになりましたので、給与計算にかける時間が減ってきています。そんな中で、給与計算をアウトソーシングするメリットとして、下記のようなことが挙げられます。

  • 知識と経験を持つ担当者、給与計算システムのコストを削減できる
  • 他の業務の繁忙期と給与計算の時期が重なるのを防げる
  • 給与額を社員に知られないようにできる

会社が違っても、給与計算に関連する法律や制度は共通する部分が多いので、他の業務よりも比較的スムーズにアウトソーシングできます。また、外部の組織に依頼して社員に給与額を知られないやり方をすると、小規模な会社でも成果主義や報奨制度を活用しやすくなります。

アウトソーシングを検討するきっかけ

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社内で給与計算をしていた会社が外部への委託を検討するきっかけとなるのは、給与計算をしていた担当者の退職や育児休業、介護休業などがきっかけになることが多いようです。新たな担当者をはじめから教育するには時間がかかりますし、引き継ぎの時間が十分に取れない場合もあります。担当者の復職が予定されている場合には、一時的にアウトソーシングを依頼すれば済む場合もあります。また、本来の業務と給与計算を兼務していた方が、ひとつの業務に専念してもらうために給与計算をアウトソーシングする、というパターンもあるようです。

アウトソーシングができる業務

給与計算をアウトソーシングする場合、何をどこまで依頼できるのでしょうか?給与計算代行に関連する業務として、下記の業務があげられます。

  • 勤怠管理

    勤怠データから残業・深夜・休日労働の計算、有給休暇などの管理。

  • 給与計算

    割増賃金、諸手当、社会保険料、所得税の計算、給与明細の発行など。年末調整。

  • 社会保険の手続き

    給与計算と関連性の高い算定基礎届、月額変更届などの手続き。資格取得・喪失、扶養異動などその他社会保険の手続き、労働保険料の申告。

  • 税金の手続き・納税

    給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書、給与支払報告書などの作成・提出。

  • 給与の振込

    銀行振込のデータ作成。

アウトソーシング先を選ぶポイント

タイムレコーダー

どの業務を依頼するのか、どこまで依頼するのか、依頼内容やその組み合わせ、従業員数などにあわせて、アウトソーシング先を選ばなくてはなりません。従業員数が多い会社の依頼であれば、対応する方もそれなりの規模が必要になりますし、従業員数が少ない会社の依頼であれば、規模の小さい所の方が臨機応変にきめ細かく対応してもらえる可能性もあります。

また、建設業界、医療業界など、特有な労働保険料や労務管理がある業界を得意とする社労士もいますので、業種によっても依頼先は違ってきます。必要なデータを渡して外部で計算する方法が一般的ですが、経験が豊富な担当者を派遣してもらうアウトソーシングの方法もあります。

アウトソーシングする場合の注意点

トラブルを回避するために少なくとも1~2カ月は双方で給与計算をして、データを突き合わせる作業が必要になります。アウトソーシングを検討する場合には余裕をもって準備しておくといいでしょう。

また、毎月の勤怠データの受渡時期と納期を、アウトソーシング先と相談する必要があります。紙への打刻式や手書きのタイムカードを利用している場合、勤怠データを手入力する作業が必要になるため、計算に時間がかかってしまいます。アウトソーシングを検討するのであれば、パソコンやICカードなどを活用したデジタルのタイムカードで勤怠管理をすることも、あわせて検討すればスムーズに依頼ができるでしょう。

さらに、給与明細もネット上で閲覧し、必要な場合は印刷できるようなシステムを利用すると、給与明細を印刷して郵送してもらい、社内で配布する手間が省けます。

まとめ

給与計算は手間と時間がかかりますが、利益を生み出す業務ではないので、効率よく作業することが求められます。給与計算だけでなく、労務管理、給与明細の発行、銀行振込のデータ作成、社会保険や税金の支払いなど、給与に関連する細かい業務もたくさんあります。業務の効率化を考えた時、使い勝手の良い給与計算ソフトに頼ることも1つの方法ですし、アウトソーシングするのも1つの方法です。会社の状況も時によって変わりますので、アウトソーシングも視野に入れて、日々の業務を見直してみると良いかもしれません。

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