Webで給与明細を発行するメリット

給与明細は、紙に印刷して従業員に手渡しするもの。あなたも、そう考えているかもしれません。たしかに、明細書を受け取ると、「1ヶ月がんばったな。来月もがんばろう」と、従業員のモチベーションが上がることもあるかも。と言いつつ何ですが、明細書を受け取ることに意味はあっても、それが紙でなければならない理由は、あまり無いのではないでしょうか。そうかもね…と思ったあなた。給与明細書は、紙ではなくWeb明細にすることも検討してみてください。※2019年9月10日に更新

Webの給与明細とは？

給与明細書のWeb明細とは、その名のとおり「インターネットを通じて、従業員に給与明細を渡す機能」です。給与計算ソフトからメール配信すると、従業員のメールアドレスに給与明細書が送られてきます。明細書がファイル添付されることもありますが、メール本文中の明細書を閲覧するためのURLが書かれているパターンが多いようです。そのURLをクリックすると明細書をダウンロードでき、パソコンなどの画面で明細書を見られるようになります。そのURLを開くときに、IDとパスワード（またはパスワードのみ）の入力を求められたり、URLに有効期限が設定されていたりと、給与計算ソフトごとに詳細は異なります。※Web明細に特化しているサービスもあります。その場合は、給与システムから出力したデータを、Web明細のサービスにアップロードします。

Web明細にはメリットがある

Web明細を使うと、ほぼ間違いなくコスト削減と業務効率化が可能になります。

印刷コストを削減できる

毎月の専用用紙代（またはプリンタ用紙代）、印刷にかかる費用（トナー代、カウンター料金など）を削減できます。明細書1枚あたりの単価は安くても、積もればかなりの金額になりますので、使い続けると削減効果が大きくなります。

給与明細書を渡す手間が省ける

給与明細を印刷して、封筒に入れて、従業員に配布する作業。Web明細を利用すれば、これが数分で終わるようになります。紙での作業にかかっている時間を測ってみてください。どれだけラクになるのか分かると思います。

Web明細が有料オプション？

Web明細を使うと、紙に給与明細書を印刷するよりも、コスト削減と業務効率化が可能になります。お使いの給与計算システムが、その機能に対応しているか確認してみるとよいでしょう。Web明細の機能が有料オプションの場合には、紙を使う場合よりも削減できる費用と手間を、オプション料金と比べる必要がありますので注意してください。

Web明細は使わずにコスト削減

「Web明細のメリットは分かるものの、やっぱり紙に給与明細を印刷したい。でも、コスト削減もしたい…」という、あなた。それも一つの選択です。その場合は、専用用紙を使わない給与計算ソフトを使うと、コスト削減できるはずですから、検討してみてください。