給与計算は企業にとって重要な業務ですが、手間のかかる業務でもあります。それゆえ、給与計算ソフトの導入を検討している担当者の方もいるでしょう。そこで今回は、給与計算ソフトの概要やメリット・デメリットなどを解説します。給与計算ソフトを導入して、業務の効率化を図りましょう。※2021年6月2日更新
給与計算ソフトというのは、企業情報や従業員情報を入力することで、給与に関する様々な作業ができるソフトです。一般的にはクラウド型とインストール型、オンプレミス型の3種類に分かれており、それぞれ異なる特徴を持っています。
クラウド型はインターネット上のサービスにログインすることで使用できるソフトです。システムの自動的なアップデートや、企業の規模にかかわらず導入しやすいといった特徴があります。
インストール型は、ソフトをPCにインストールすることで使えるソフトです。買い切り型で維持費がかからないといった特徴を持っています。
オンプレミス型は、システムを自社サーバに構築することで使用できます。自社独自の勤務形態や報酬形態に合わせてカスタマイズしやすい特徴があります。
給与計算ソフトには、以下のような機能があります。
給与計算ソフトには、従業員の給与を自動で計算する機能が備わっています。勤怠情報をもとに、所得税や各種保険料などが計算可能です。使用するソフトによっては、予算等のデータを登録しカスタマイズすることで、賞与の計算もできます。
クラウド型の給与計算ソフトでは、オンラインで給与明細を閲覧できます。いつでも確認できるため、従業員にとっても非常に便利でしょう。給与明細を印刷する必要がないため、ペーパーレス化にも繋がります。
シフト管理や勤怠データ管理機能を搭載したソフトもあります。勤怠管理と給与管理を1つのソフトで行えるため、情報の一元化が可能です。
法改正が行われると、給与や税金などの計算方法が変わる可能性があります。計算式を変更しなければなりません。しかし、クラウド型の給与計算ソフトにはバージョンアップ機能が備わっているため、担当者が計算式を変更する手間がかかりません。
給与計算ソフトを導入することは、主に3つのメリットがあります。経理業務の手間が省けることで、担当者も企業も様々な利点を感じられるでしょう。ただしデメリットもあるため、導入前に理解しておくことが大切です。
1つ目のメリットは、経理業務を効率化できることです。企業にとって給与計算は不可欠な業務であり、その上法令等の知識も求められます。毎月の締め切り前には、多くの時間や手間、人員が必要になるでしょう。
給与計算ソフトを導入すれば、給与計算にかかる時間を少なくすることができます。経理業務に時間や人員を割く必要がなくなるため、本来のコア業務に集中できるでしょう。
2つ目のメリットは、改正される法令に対応できることです。給与に関係のある所得税や社会保険等の法令は、改正されることがあります。また、改正によって内容が複雑化し、正しく理解することは簡単ではありません。 自力で給与計算を行っている場合、ミスなく新しい法令を遵守する対応が求められます。 一方で給与計算ソフトを導入していれば、自動的に法改正に対応してくれるため、時間をかけて内容を理解する必要がありません。誤って計算するリスクも減らせるでしょう。
3つ目のメリットは、属人的リスクを解消できることです。給与計算業務には様々な知識や能力が必要で、誰でもすぐにできる業務とはいえません。 それゆえ、担当者を異動させにくい業務です。担当者が退職した際には、業務の質が落ちるリスクも伴います。 しかし、給与計算ソフトがあれば専門知識はあまり必要ないことも多いため、異動や退職による質の低下を防げます。ソフトの使用方法を理解することは必要ですが、簡単に扱えるものがあるため安心です。
1つ目のデメリットは、導入にあたって費用がかかることです。ソフトのタイプによってかかる費用は様々で、月額料金がかかるものや、初期費用が必要なものがあります。 さらに、バージョンアップ時の更新が必要なインストール型の場合は、更新料が必要なケースがあります。税率などの法改正は、毎年1回程度またはそれ以上行われるため、その度に追加費用がかかるということです。 更新料を負担したくない場合は、クラウド型を選択することをおすすめします。
2つ目のデメリットは、データの消失に対する対策が必要だということです。特にインストール型の場合は、PCのローカルディスクにデータが保存されるケースが多いため、PCの故障によってデータが消失するリスクがあります。 もしもデータを復元できなければ、給与計算業務に大きな影響を及ぼすでしょう。したがって、定期的にバックアップを取ることが大切です。 データの消失が心配な場合は、自動的にバックアップが保存されるクラウド型を選びましょう。
3つ目のデメリットは、操作スピードが落ちる恐れがあることです。特にオンラインで作業を行うクラウド型では、処理が追いつかなくなることがあります。 多くの従業員を抱えている企業がクラウド型を導入する場合は、事前に対応可能な人数や操作感などを問い合わせる必要があります。
給与計算ソフトを使用しなくても、以下の方法で給与計算業務を行うことは可能です。
Excelは、多くのWindowsのPCにインストールすることが可能で、学校の授業などで基本操作を理解していれば、基本的な使用方法が分かる方も多いでしょう。 基本的には更新料も必要ないため、業務のコストカットに繋がります。従業員数が少なければ、Excelで十分だと感じる企業もあるでしょう。
しかし、Excelを使って手作業で給与計算を行うことは難しく、ハードルが高いといえます。例えば、アルバイトの時給が時間帯によって変動する場合は、時間別の数式を組まなければいけません。
また、手作業で入力するため、どうしてもミスが生じやすくなります。1行間違えるだけでも大きなずれに繋がり、修正に時間がかかります。
給与計算を社会保険労務士に依頼するという選択肢もあります。専門知識を持った専門家であるため、正確性については信頼できるでしょう。 自社で法改正についての情報を集める必要がなく、毎月の給与が正しく計算されます。 しかし、専門家に依頼するということは、その分費用が高くなるということです。自社で業務を担うよりも、コストが高くなります。
フリーウェイ給与計算は、給与計算や賞与計算、所得税や社会保険への対応、年末調整などの機能を備えたクラウド型の給与計算ソフトです。給与計算に関するあらゆる機能が搭載されており、1つで様々な業務に対応できます。 料金プランがシンプルで分かりやすいことも魅力的です。無料版と有料版に分かれており、従業員数が5人までであれば無料で利用できます。初期費用やバージョンアップ料がかかることもなく、利用期間は無制限です。 有料版の場合は、月額1,980円で利用可能です。電話やメールでの操作サポートがついているため、安心して導入できるでしょう。 業務を効率化したい場合、シンプルで使いやすいフリーウェイ給与計算を検討してみてはいかがでしょうか。
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給与計算は企業にとって重要な業務ですが、手間のかかる業務でもあります。それゆえ、給与計算ソフトの導入を検討している担当者の方もいるでしょう。そこで今回は、給与計算ソフトの概要やメリット・デメリットなどを解説します。給与計算ソフトを導入して、業務の効率化を図りましょう。※2021年6月2日更新
給与計算ソフトとは
給与計算ソフトというのは、企業情報や従業員情報を入力することで、給与に関する様々な作業ができるソフトです。一般的にはクラウド型とインストール型、オンプレミス型の3種類に分かれており、それぞれ異なる特徴を持っています。
クラウド型はインターネット上のサービスにログインすることで使用できるソフトです。システムの自動的なアップデートや、企業の規模にかかわらず導入しやすいといった特徴があります。
インストール型は、ソフトをPCにインストールすることで使えるソフトです。買い切り型で維持費がかからないといった特徴を持っています。
オンプレミス型は、システムを自社サーバに構築することで使用できます。自社独自の勤務形態や報酬形態に合わせてカスタマイズしやすい特徴があります。
給与計算ソフトの機能
給与計算ソフトには、以下のような機能があります。
自動計算機能
給与計算ソフトには、従業員の給与を自動で計算する機能が備わっています。勤怠情報をもとに、所得税や各種保険料などが計算可能です。使用するソフトによっては、予算等のデータを登録しカスタマイズすることで、賞与の計算もできます。
給与明細閲覧機能
クラウド型の給与計算ソフトでは、オンラインで給与明細を閲覧できます。いつでも確認できるため、従業員にとっても非常に便利でしょう。給与明細を印刷する必要がないため、ペーパーレス化にも繋がります。
勤怠管理機能
シフト管理や勤怠データ管理機能を搭載したソフトもあります。勤怠管理と給与管理を1つのソフトで行えるため、情報の一元化が可能です。
バージョンアップ機能
法改正が行われると、給与や税金などの計算方法が変わる可能性があります。計算式を変更しなければなりません。しかし、クラウド型の給与計算ソフトにはバージョンアップ機能が備わっているため、担当者が計算式を変更する手間がかかりません。
給与計算ソフトの導入メリット
給与計算ソフトを導入することは、主に3つのメリットがあります。経理業務の手間が省けることで、担当者も企業も様々な利点を感じられるでしょう。ただしデメリットもあるため、導入前に理解しておくことが大切です。
メリット１：本業に時間を使えるようになる
1つ目のメリットは、経理業務を効率化できることです。企業にとって給与計算は不可欠な業務であり、その上法令等の知識も求められます。毎月の締め切り前には、多くの時間や手間、人員が必要になるでしょう。
給与計算ソフトを導入すれば、給与計算にかかる時間を少なくすることができます。経理業務に時間や人員を割く必要がなくなるため、本来のコア業務に集中できるでしょう。
メリット2：法改正に対応しやすい
2つ目のメリットは、改正される法令に対応できることです。給与に関係のある所得税や社会保険等の法令は、改正されることがあります。また、改正によって内容が複雑化し、正しく理解することは簡単ではありません。 自力で給与計算を行っている場合、ミスなく新しい法令を遵守する対応が求められます。 一方で給与計算ソフトを導入していれば、自動的に法改正に対応してくれるため、時間をかけて内容を理解する必要がありません。誤って計算するリスクも減らせるでしょう。
メリット3：業務の属人性を軽減できる
3つ目のメリットは、属人的リスクを解消できることです。給与計算業務には様々な知識や能力が必要で、誰でもすぐにできる業務とはいえません。 それゆえ、担当者を異動させにくい業務です。担当者が退職した際には、業務の質が落ちるリスクも伴います。 しかし、給与計算ソフトがあれば専門知識はあまり必要ないことも多いため、異動や退職による質の低下を防げます。ソフトの使用方法を理解することは必要ですが、簡単に扱えるものがあるため安心です。
デメリット1：お金がかかる
1つ目のデメリットは、導入にあたって費用がかかることです。ソフトのタイプによってかかる費用は様々で、月額料金がかかるものや、初期費用が必要なものがあります。 さらに、バージョンアップ時の更新が必要なインストール型の場合は、更新料が必要なケースがあります。税率などの法改正は、毎年1回程度またはそれ以上行われるため、その度に追加費用がかかるということです。 更新料を負担したくない場合は、クラウド型を選択することをおすすめします。
デメリット2：データを失うリスク対策が必須
2つ目のデメリットは、データの消失に対する対策が必要だということです。特にインストール型の場合は、PCのローカルディスクにデータが保存されるケースが多いため、PCの故障によってデータが消失するリスクがあります。 もしもデータを復元できなければ、給与計算業務に大きな影響を及ぼすでしょう。したがって、定期的にバックアップを取ることが大切です。 データの消失が心配な場合は、自動的にバックアップが保存されるクラウド型を選びましょう。
デメリット3：繁忙期に生産性が下がる場合がある
3つ目のデメリットは、操作スピードが落ちる恐れがあることです。特にオンラインで作業を行うクラウド型では、処理が追いつかなくなることがあります。 多くの従業員を抱えている企業がクラウド型を導入する場合は、事前に対応可能な人数や操作感などを問い合わせる必要があります。
その他の給与計算方法
給与計算ソフトを使用しなくても、以下の方法で給与計算業務を行うことは可能です。
Excelを使う
Excelは、多くのWindowsのPCにインストールすることが可能で、学校の授業などで基本操作を理解していれば、基本的な使用方法が分かる方も多いでしょう。 基本的には更新料も必要ないため、業務のコストカットに繋がります。従業員数が少なければ、Excelで十分だと感じる企業もあるでしょう。
しかし、Excelを使って手作業で給与計算を行うことは難しく、ハードルが高いといえます。例えば、アルバイトの時給が時間帯によって変動する場合は、時間別の数式を組まなければいけません。
また、手作業で入力するため、どうしてもミスが生じやすくなります。1行間違えるだけでも大きなずれに繋がり、修正に時間がかかります。
法改正への対応が複雑という側面もあるでしょう。計算式をアップデートするだけでも、多くの手間と労力が必要です。社会保険労務士へ依頼する
給与計算を社会保険労務士に依頼するという選択肢もあります。専門知識を持った専門家であるため、正確性については信頼できるでしょう。 自社で法改正についての情報を集める必要がなく、毎月の給与が正しく計算されます。 しかし、専門家に依頼するということは、その分費用が高くなるということです。自社で業務を担うよりも、コストが高くなります。
フリーウェイ給与計算の強み
フリーウェイ給与計算は、給与計算や賞与計算、所得税や社会保険への対応、年末調整などの機能を備えたクラウド型の給与計算ソフトです。給与計算に関するあらゆる機能が搭載されており、1つで様々な業務に対応できます。 料金プランがシンプルで分かりやすいことも魅力的です。無料版と有料版に分かれており、従業員数が5人までであれば無料で利用できます。初期費用やバージョンアップ料がかかることもなく、利用期間は無制限です。 有料版の場合は、月額1,980円で利用可能です。電話やメールでの操作サポートがついているため、安心して導入できるでしょう。 業務を効率化したい場合、シンプルで使いやすいフリーウェイ給与計算を検討してみてはいかがでしょうか。