退職した従業員の個人番号はすぐ廃棄?

会社は、必要がなくなったら、従業員のマイナンバーを廃棄・削除しなければなりません。気になるのは、そのタイミングが決められているのか。

Q.退職した従業員のマイナンバーはただちに廃棄する必要がある?

通常、従業員の入社時にマイナンバーを取得します。では、退職した従業員の個人番号をすぐ廃棄すべきなのでしょうか?

Answer 気になる答えは・・・

A. 「No」です!

税や社会保障に関連する事務処理が不要になれば、マイナンバーを記載した書類・データを、会社は速やかに廃棄・削除しなければなりません。

ただし、所管法令で保存期間が定められている書類は、保存期間が経過するまでマイナンバーとともに保管しておきます。従業員が退職したら、すぐ廃棄するわけではありません。※2017年11月13日に更新

個人番号を廃棄・削除する条件

以下の2つを満たしたら、会社は、従業員のマイナンバーを廃棄・削除しなければなりません。

(1)個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合

(2)所管法令において定められている保存期間を経過した場合

なお、保存期間が定められていない書類・データは、個人番号関係事務を処理する必要がなくなった時点で廃棄・削除します。また、上記(1)(2)の時点から、廃棄・削除をするまでの期間については、会社で判断すればよいとされています。例)毎年度末に必要がないマイナンバーを廃棄・削除する

個人番号を記載する主な書類の法定保存期間

書類ごとの法定保存期間は以下の通りです。ご参考まで。

  • 給与所得の源泉徴収票:7年間
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書:7年間
  • 給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書:7年間
  • 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書:7年間
  • 雇用保険に関する書類:4年間
  • 労災保険に関する書類:3年間
  • 健康保険
  • 厚生年金保険に関する書類:2年間

まとめ

やめる従業員としては、退職後もマイナンバーを保管されると心配でしょう。大切なのは、退職する従業員に対して、以下の点を事前に説明しておくことです。

  • 法定保存期間が経過するまでは会社でマイナンバーを保管する旨
  • マイナンバーの流出・漏えいを防ぐ適切な安全管理措置を講じる旨

加えて、法定保存期間が経過したら、確実にマイナンバーが廃棄される仕組みを作っておくようにしましょう。

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