個人番号利用事務と個人番号関係事務は包括的に明示する

個人番号利用事務と個人番号関係事務

マイナンバーを取り扱う事務処理に関しては法律上、内容が明確に定義されており、「個人番号利用事務」と「個人番号関係事務」に分類されています。マイナンバーを含む特定個人情報は、従業員の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて使用することはできません。たとえば、健康保険証の交付を受けるために取得した従業員のマイナンバーを労災保険の手続きで利用するなど、ある個人番号関係事務のために取得したマイナンバーを別の個人番号関係事務に使うのはNGです。※2020年10月13日に更新

利用範囲は「税」「社会保障」「災害対策」の3つだけ

マイナンバーは個人情報と密接に関わっているため、事業者の利用範囲が限定され、範囲を超えた目的での利用が禁止されています。この利用範囲は、「税」「社会保障」「災害対策」の3つだけです。

利用事務と関係事務は包括的に明示した方が良い

ただし、個人番号を利用する事務・利用目的を包括的に明示して合意を得ていれば、その範囲内で利用できます。たとえば、源泉徴収と健康保険の手続きなど、複数の個人番号関係事務に利用が可能です。なお、後になって利用目的が変わったり増えたりする場合は、あらためて利用目的を通知・公表して、同意を得る必要があります。このような二度手間を避けるため、マイナンバーの利用目的を包括的に明示した同意書を作成して、従業員から同意を得ておく会社も多いようです。

個人番号利用事務

「個人番号利用事務」とは、行政機関などが社会保障や税、災害対策に関する特定の事務処理において、保有している個人情報を検索・管理するためにマイナンバー(個人番号)を利用することです。

個人番号関係事務

一方、個人番号利用事務と名称が似たものとして、「個人番号関係事務」があります。これは事業者が法令に基づき、従業員のマイナンバーを必要な書類に記載して行政機関や健康保険組合などに提出することです。具体的には、給与所得の源泉徴収票や支払い調書などを記載する場合などを指します。

個人番号が扱われる場面

個人番号利用事務実施者は自らの業務でマイナンバーを利用しますが、個人番号関係事務実施者は自らの業務でマイナンバーを利用するわけではなく、行政機関がマイナンバーを業務利用する際に補助的に扱います。なお、個人番号利用事務実施者と個人番号関係事務実施者は、主に以下のように分類されます。

  • 個人番号利用事務実施者

    税務署、市町村、年金事務所、健康保険組合、ハローワーク、各行政機関から委託を受けた企業など

  • 個人番号関係事務実施者

    民間企業、税理士、社会保険労務士など

事業者が従業員のマイナンバーを記載する書類

事業者が従業員の個人番号(マイナンバー)を記載すべき主な書類をまとめておきます。

なお、給与所得の源泉徴収票や給与所得者の扶養控除等(異動)申告書など一部の書類に関しては、従業員本人のマイナンバーだけでなく、配偶者や扶養親族のマイナンバーの記載も必要になることをお忘れなく。

業務委託を受ける場合

個人番号利用事務は行政機関から企業に委託されるケースがあります。委託された企業は行政機関と同様の規制を受ける点に注意が必要です。また個人番号関係事務についても、企業が行政機関への届け出を税理士や社会保険労務士に委任するケースでは、委任先も同様の規制を受けます。

地方公共団体に認められている独自利用事務

地方公共団体においては、マイナンバーを独自に利用する事務(独自利用事務)を各団体の条例で規定することが認められています。この独自利用事務のうち、個人情報保護委員会規則で定める要件を満たすものについては、情報提供ネットワークシステムを使用した他の地方公共団体などとの情報連携が可能とされています。

まとめ

  • 「個人番号利用事務」とは、行政機関などが社会保障や税、災害対策に関する特定の事務において、保有している個人情報を検索・管理するためにマイナンバーを利用すること。
  • 「個人番号関係事務」とは、事業者が法令に基づき、従業員のマイナンバーを必要な書類に記載して行政機関や健康保険組合などに提出する事務のこと。
  • 地方公共団体は、マイナンバーを独自に利用する事務(独自利用事務)を各団体の条例で規定することが認められている。

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