他の給与計算ソフトへ乗り換えるときのポイント

給与計算ソフトの乗り換え

すでに、何かしらの給与計算ソフトを使っているものの、別の給与計算ソフトへの乗り換えを検討することがあると思います。ないしは、すでに特定の給与計算ソフトへの移行を決めている方もいるでしょう。そういった方々が何に気をつけると、スムーズに乗り換えられるのか。そのポイントを紹介します。※2018年5月25日に公開

別の給与計算ソフトへ移行する理由は?

方法の前に、改めて思い出すべきことがあります。それは、何のために他の給与計算ソフトへ乗り換えるのかということです。乗り換えることが目的になってしまうと、移行後に「こんなはずではなかった」と後悔することになるかもしれません。乗り換えの理由は、例えば以下のようなものが考えられます。

  • コストを削減したいから

    いま使っている給与計算ソフトの月額利用料や保守料金が高いので削減したいから、という理由です。世の中にたくさんある給与計算ソフト。料金体系や金額も様々です。「もっと安くできるのではないか?」という疑問をもち、比較的に安価なクラウド給与計算ソフトなどへの移行を検討する方もいるでしょう。

  • 業務を効率化したいから

    いま使っている給与計算ソフトでは解決できない課題があり、解決できる機能をもつ給与計算ソフトを使いたいという理由です。従業員数が増えたり、社内のルールや体制が変わったりといったことで、いまの給与計算ソフトの機能では物足りなくなることがあると思います。たとえば、ペーパレス化を推進することになったとします。紙で従業員に渡していた給与明細を、Web明細に変更しなければなりません。もし、その機能の無い給与計算ソフトを使っていた場合には、移行を検討することになります。

  • 今の給与計算ソフトの提供が終了するから

    ある意味、待ったなしの理由です。ずっと使っていた給与計算ソフトの開発とサポートが終了し、使えなくなってしまうことがあります。その場合は、終了時期までに、新しいソフトへ移行しなければなりません。この理由の最大の特徴は、移行しないという選択肢がない点です。

  • 親会社や取引先の事情があるから

    曖昧な表現ではありますが、このケースは上記3つと明らかに異なります。何が違うかというと、すでに乗り換え先の給与計算ソフトが確定しているという点です。つまり、様々な給与計算ソフトを比較するのではなく、特定の給与計算ソフトありきで、スムーズな移行を考えなければならないのです。たとえば、顧問の会計事務所、社労士事務所と同じソフトを使うことになった、子会社化されたことで親会社が指定したソフトを使わざるを得ない、といった理由です。

乗り換えに必須なのは「データの移行」

給与計算ソフトに限らず、業務系システムであればデータを新しいソフトへ移したいもの。給与計算ソフトの場合、以下のデータを新しいソフトに移せると、乗り換えた後に困ることが少なくなります。

  • 従業員データ

    通常の給与計算ソフトでは、まず従業員データを登録する必要があります。業務効率を考えると、従業員データを新しい給与計算ソフトへ手入力するという事態は避けたいものです。ただし、従業員数が少ない場合には、手作業で入力した方が作業時間が短くなるかもしれません。後述しますが、今のソフトから吐き出したデータを、どれぐらい加工したら新しいソフトへ取り込めるのかを確認して、大変そうであれば新しいソフトに手入力しましょう。

  • 給与、賞与データ

    給与計算ソフトの肝になるのは、給与と賞与のデータです。そのデータを新しい給与計算ソフトへ移行できなかった場合は、今のソフトと併用することになります。乗り換えが完了するタイミング(例:年末調整が終わったあと)まで併用するのは当然としても、移行した後にも古いソフトを使い続けるとなると「コスト削減」と「業務効率化」が難しくなります。手間はかかりますが、給与と賞与のデータは、新しいソフトへ移しましょう。ただし、「過去のデータは明細で確認するから良い」というように、ソフト上ではない場所で過去データを参照すると割り切ってしまう方法もあります。その場合はデータの移行が不要になりますが、かたやソフト上、かたや紙やPDFなどで確認となると、効率がよくありません。どうしても移行が難しければ、せめて前年度のデータぐらいは、新しいソフトへ移すようにしましょう。

移行するデータには加工が必要になる

今のソフトからエクスポートしたデータを、そのまま新しいソフトへインポートできるケースは滅多にありません。たいていの場合、今のソフトから出力したデータの項目名などを、新しいソフトに取り込める形式に合わせて修正することになります。どうしても手間がかかりますが、新しいソフトへ乗り換えた後の業務効率化のためには、やむを得ない作業です。ただし、新しいソフトへ手作業でデータを入力した方が時間を短縮できそうであれば、データの加工ではなく、手入力を選んでください。

乗り換えに適切なタイミング

給与計算の締めくくりといえば、年末調整です。年末調整が終わった後ぐらいが、新しい給与計算ソフトへ移行する最適なタイミングになります。ないしは、算定基礎届の提出が終わった後という選択肢もあるでしょう。とは言いつつも、以下のような事情があれば例外です。

  • 適切ではない時期に、いまの給与計算ソフトの保守契約が切れてしまう
  • 親会社などの都合で、すぐに新しいソフトへ乗り換えなければならない
  • コスト削減と業務効率化が緊急の課題となっており、年末調整まで待っていられない

乗り換えの段取り

ケースバイケースですが、新しい給与計算ソフトへ移行する際、以下のような段取りが考えられます。場合によっては省略できる手順もありますので、あくまで参考までに読んでください。

  1. 乗り換える理由の再確認
  2. 新しいソフトの比較と選定(決まっていれば省略)
  3. 選定したソフトの体験版または無料版の導入
  4. データ移行のテスト(手入力するなら省略)
  5. 必須機能の操作方法の確認
  6. データの完全移行と本番導入

乗り換え先として最適な給与計算ソフトは?

乗り換え先の給与計算ソフトが決まっていて、絶対に変更できないという方は、ここで読むのを終えてください。そうではない方に、おすすめなのが「フリーウェイ給与計算」です。フリーウェイ給与計算は、従業員5人まで永久無料のクラウド給与計算ソフト(従業員6人以上は無制限で、月額1,980円のみ)。年末調整、Web明細、全銀データ出力の機能も0円で使えますので、業務効率化とコスト削減を実現できます。もちろん、給与・賞与、従業員データをインポートできます。さらに、データ保存期間が無制限のため、過去データを移行するときも安心です。フリーウェイ給与計算は、WindowsでもMacでも利用できますので、ぜひ使ってみてください。

給与計算ソフトが無料のフリーウェイ
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