退職した従業員の個人番号はすぐ廃棄?

ゴミ箱

会社は、必要がなくなったら、従業員のマイナンバーを廃棄・削除しなければなりません。気になるのは、そのタイミングが決められているのか。

退職した従業員のマイナンバーはただちに廃棄する必要がある?

通常、従業員の入社時にマイナンバーを取得します。では、退職した従業員の個人番号をすぐ廃棄すべきなのでしょうか?

気になる答えは・・・

A. 「No」です!

税や社会保障に関連する事務処理が不要になれば、マイナンバーを記載した書類・データを、会社は速やかに廃棄・削除しなければなりません。ただし、所管法令で保存期間が定められている書類は、保存期間が経過するまでマイナンバーとともに保管しておきます。従業員が退職したら、すぐ廃棄するわけではありません。※2018年11月12日に更新

個人番号を廃棄・削除する条件

以下の2つを満たしたら、会社は、従業員のマイナンバーを廃棄・削除しなければなりません。

(1)個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合

(2)所管法令において定められている保存期間を経過した場合

なお、保存期間が定められていない書類・データは、個人番号関係事務を処理する必要がなくなった時点で廃棄・削除します。また、上記(1)(2)の時点から、廃棄・削除をするまでの期間については、会社で判断すればよいとされています。例)毎年度末に必要がないマイナンバーを廃棄・削除する

個人番号を記載する主な書類の法定保存期間

書類ごとの法定保存期間は以下の通りです。ご参考まで。

まとめ

やめる従業員としては、退職後もマイナンバーを保管されると心配でしょう。大切なのは、退職する従業員に対して、以下の点を事前に説明しておくことです。

  • 法定保存期間が経過するまでは会社でマイナンバーを保管する旨
  • マイナンバーの流出・漏えいを防ぐ適切な安全管理措置を講じる旨

加えて、法定保存期間が経過したら、確実にマイナンバーが廃棄される仕組みを作っておくようにしましょう。

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記事の監修者
牛崎 遼

株式会社フリーウェイジャパン
牛崎 遼

株式会社フリーウェイジャパン2007年入社。CSやバックオフィス業務の責任者を務めた後、2009年より給与計算ソフトなどの業務系システムのリリースに携わる。その過程で学んだ各種専門分野の知識を記事として書き、税理士や社労士などの専門家のファクトチェックを得ながら顧客向けのメディアとして運営を開始。メディア「給与計算ブログ」「給与計算クイズ」「会計ブログ」は月間60万PVほど。
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