家族の個人番号の取得に委任状が必須?

会社は、従業員本人だけではなく家族の個人番号を取得する必要があります。※2016年8月22日に公開

家族のマイナンバーを集めるには委任状が必要?

家族の個人番号取得でも本人確認は必須です。では、会社が本人確認をする場合、家族が従業員に宛てた委任状が必要なのでしょうか?

Answer 気になる答えは・・・

A.「No」です!

扶養家族の本人確認は、会社が担うべき場合と、そうでない場合があります。以下の2つのケースにより家族の本人確認の方法、委任状の要否が異なります。

従業員が「代理人」となる場合

配偶者などが従業員を介して、個人番号が記載された書面を会社に提出し、会社が書類を作って行政機関などに提出するケースです。代表的な書類は「国民年金第3号被保険者にかかる届書」。

会社が扶養家族の本人確認をしますが、直接確認するのは非現実的です。そのため実務上は、従業員が扶養家族の代理人となり、マイナンバーが記載された書類を会社に提出します。その際、会社は以下3点の確認が必要です。

(1)代理権の確認

代理人(従業員)が本当に本人(扶養家族)から代理を任されている者なのか。または、法定代理人なのか。

⇒ 法定代理人の場合:戸籍謄本、その他資格を証明する書類

⇒ 任意代理人の場合:委任状

(2)代理人の身元の確認

代理人(従業員)が代理人本人なのか。

⇒ 代理人の個人番号カード、運転免許証・パスポートなどの顔写真付き身分証明書

⇒ 公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書など2つ以上

(3)本人の番号の確認

本人(扶養家族)のマイナンバーかどうか。

  • 本人の個人番号カード、またはその写し
  • 本人の通知カード、またはその写し
  • 本人のマイナンバーが記載された住民票など

従業員が「個人番号関係事務実施者」となる場合

従業員が、個人番号関係事務実施者(※)として扶養家族の個人番号を記載して会社に提出するケースです。代表的な書類は「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」。

この場合、会社は扶養家族の本人確認の義務はなく、家族からの委任状も不要です。個人番号関連事務実施者が収集した個人番号の提供を受けるのみになります。

※個人番号関係事務実施者:法令や条例に基づき、行政機関などの個人番号利用事務実施者にマイナンバーを記載した書面の提出などする者

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