委託先にマイナンバーを収集させてもよい?

今回は、マイナンバー管理の委託について。個人番号の管理は、事業者にとって大きな負担・責任を伴う業務です。マイナンバーの管理は外部に任せたいと考えるのは、当然のことかもしれません。

Q.委託先に従業員のマイナンバーを収集させることはできる?

事業者は、源泉徴収票を作成する事務や、社会保険関係の書類を提出する事務など、マイナンバーを取り扱う業務を外部の第三者に委託できます。一般的な委託先は、税理士事務所や社会保険労務士事務所、ITベンダーなどです。なお、委託元が許可すれば、委託先がさらに別の業者への再委託もできます。では、マイナンバーの「収集」も第三者に任せられるのでしょうか?※2016年11月9日に公開

Answer 気になる答えは・・・

A.「Yes」です!

委託契約において、委託先が従業員のマイナンバーを収集する旨を定めておけば、委託先が従業員のマイナンバーを直接収集できます。もちろん、マイナンバーの収集は自社で、マイナンバーの管理やマイナンバーを記載する書類作成などを外部に委託することも可能です。

マイナンバー管理を委託しても責任は軽減されない

マイナンバー管理を外部に委託したからといって、会社の責任が免除・軽減されるわけではありません。あくまでも、マイナンバーを取り扱うのは事業者自身です。もし委託先がマイナンバーを漏えいさせてしまった場合には、委託先とともに責任を負います。

マイナンバー管理を委託する際の監督責任

委託先の管理体制に問題があれば、委託先からマイナンバーが漏えいする可能性はあります。そのため、マイナンバー管理を委託する会社には、委託先に対して「必要かつ適切な監督」をすることが求められています。 ここで言う「必要かつ適切な監督」には、以下の3点が含まれます(特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)より)。

▼委託先の適切な選定

委託先において、マイナンバー法(番号法)に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認します。つまり、マイナンバーを適切に管理できる業者かどうかチェックするということ。具体的な確認事項は、設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、経営環境などです。

▼安全管理措置に関する委託契約の締結

マイナンバー管理を委託する際、委託先に安全管理措置を遵守させるための事項を盛り込んだ契約書を締結します。具体的な内容は、マイナンバーの目的外利用の禁止、再委託する際の条件、漏えい時の委託先の責任などです。

▼委託先における特定個人情報の取扱状況の把握

委託先において、マイナンバーが委託契約に則って適切に取り扱われているかといった状況を把握できなければなりません。必要に応じて委託先に出向くなどして、取り扱い状況を確認する必要があります。

※参考

自分で管理しないなら委託先をしっかり監督を

マイナンバー管理を委託する際には、委託先を監督しなければなりません。監督を怠った結果、委託先からマイナンバーが漏えいした場合は、委託した会社が番号法に違反したと判断される可能性があります。注意しましょう。

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