年金手帳は会社が預かる?紛失したら?

年金手帳

年金手帳とは、20歳以上の公的年金制度(国民年金、厚生年金、船員保険)の加入者に交付される手帳のことです。

年金手帳には、基礎年金番号などの年金に関する重要な情報が記載されていて、身分証明として使用されることもあるため、厳重に保管する必要があります。

ただし、公的年金の加入者全員に年金手帳が交付されるわけではなく、公務員などの共済組合の加入者には、年金手帳の代わりに基礎年金番号通知書が交付されます。今回は、そんな年金手帳について解説します。※2020年4月8日に更新

年金手帳の3つのポイント

  • 年金手帳の色は、公的年金制度の加入時期を表している。
  • 年金手帳は会社が一時的に預かる必要があるが、その後の保管は会社によって対応が異なる。
  • 従業員が年金手帳を紛失した場合、会社が再交付の手続きをしなければならない。

年金手帳の色が表すもの

年金手帳の色には、茶色、オレンジ色、青色があり、年金手帳の色は公的年金制度への加入時期を表しています。

昭和35年10月から昭和49年10月に公的年金制度に加入した人には、茶色の年金手帳が交付されています。

その後、昭和49年11月に厚生年金と国民年金の年金手帳が共通化され、厚生年金国民年金の記号番号が記入されました。昭和49年11月から平成8年12月までに公的年金制度に加入した人には、オレンジ色の年金手帳が交付されています。

そして、平成9年1月に基礎年金番号の導入が開始されたことにより、年金手帳も新しくなり、青色の表紙に変わりました。

年金手帳を入社時に預かる

新たに従業員が入社した際、その従業員に社会保険の加入義務があるのなら、事業主は「被保険者資格取得届」を日本年金機構へ提出しなくてはなりません。

この手続きにおいては、被保険者の本人確認の徹底が求められており、取得届に基礎年金番号を記入する必要があります。そのため、入社時に従業員から年金手帳を預かることになります。

預かるのは原本がベター

取得届とともに年金手帳の原本を提出するわけではないため、写しを預かっても違法になるなどの問題はありません。ただし、本人確認を徹底するという意味では、原本を確認するのがベターです。

年金手帳を再交付してもらう方法

老後の年金が楽しみで、年金手帳を普段から眺めているという従業員は多くありません(不安で確認するという方はいるかもしれませんが)。就職や転職のときに使ったきりで手元になく、どこに保管したのか覚えていない可能性もあります。

従業員が年金手帳を紛失してしまったケースでは、事業主が事業所の所在地を管轄する年金事務所に「年金手帳再交付申請書」を提出します(郵送の場合は事務センターに送付してもOK)。また、新しく入社した従業員が年金手帳を紛失しているために、厚生年金保険の加入手続きに必要な基礎年金番号がわからない場合も、再発行してもらう必要があります。

具体的な手続きとしては、「年金手帳再交付申請書」に従業員が入社前の勤務先などの名称と所在地などを記入します。それから「年金手帳再交付申請書」と「被保険者資格取得届」の書類を年金事務所へ提出しましょう。

参考:日本年金機構のホームページ「 従業員の年金手帳を再交付するときの手続き」

手続きが終われば保管しない

手続きの完了後は、実務上、従業員の年金手帳の原本であればコピーであれ保管する必要はありません。従業員の退職まで年金手帳を預かるところもありますが、従業員から返却を求められた場合、原則的に拒否することはできません。。

名前や住所が変わったら?

年金手帳には、基礎年金番号、氏名、生年月日、住所などの個人情報、交付年月日、国民年金の記録、厚生年金の記録の他、各種届出が必要な場合の対応方法などが記載されています。そのため、引越しや結婚で、自分の氏名や住所が変わった場合は、変更の手続きが必要になります。

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記事の監修者
牛崎 遼

株式会社フリーウェイジャパン
牛崎 遼

株式会社フリーウェイジャパン2007年入社。CSやバックオフィス業務の責任者を務めた後、2009年より給与計算ソフトなどの業務系システムのリリースに携わる。その過程で学んだ各種専門分野の知識を記事として書き、税理士や社労士などの専門家のファクトチェックを得ながら顧客向けのメディアとして運営を開始。メディア「給与計算ブログ」「給与計算クイズ」「会計ブログ」は月間60万PVほど。
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