2016年1月から始まったマイナンバー制度。フリーウェイ給与計算をご利用中のみなさんも、個人番号の収集、利用、管理、廃棄に、頭を悩ませているかもしれませんね
分かっていそうで、実は、よく分からないのがマイナンバー。そこで、みなさんにクイズを出したいと思います（突然ですが）。つぎの２つの問題、みなさんは正解できるでしょうか？
■問題
Ｑ１．マイナンバーを従業員から収集する際、個人番号通知書のみを提出してもらえればよい。〇か×か。
Ｑ２．マイナンバーの利用目的は、従業員に特に明示しなくてよい。〇か×か。
■正解と解説
<正解>
どちらも×です。
<解説>
Ｑ１．マイナンバーを従業員から収集する際は、個人番号が記載されている書類とともに本人確認のため、身元確認書類も同時に提出してもらう必要があります。よって、正解は×です。
Ｑ２．マイナンバーを収集する際は、予めどんな手続きに必要なのかを明示しておく必要があります。収集時には、その旨を記載した書面やメール等で、事前に通知しないとなりません。よって、正解は×です。
不正解だった方も、ご安心ください！マイナンバーの収集・管理・利用・廃棄についておさえるべきポイントをご説明しますね♪
■収集
利用目的を明示し、個人番号と身元確認をきちんとする！第三者に見えない配慮も怠らず！
・税務署に提出する申告書などに記載が必要な分の個人番号を収集。
・いずれ必要になることが明白である場合は、事前に収集して構わない。
・利用目的を明らかにするとともに、本人確認したうえで収集する必要がある。
・書面で収集する場合は、第三者の目に触れないよう厳封すること。
■保管
保管はとにかく厳重に！
・マイナンバーが保管された情報システム（パソコン等）は、一般の事務室から隔離する。（パーティションで区切るなどして覗き見を防止する）
・マイナンバーが格納されたＰＣが持ち出されないよう、入退室管理をしたり、ワイヤーロック等で固縛する。
・マイナンバーが格納された記憶媒体は、鍵付キャビネットなどに保管する。
■利用
法律で定められた様式に沿って記載し、利用履歴は残すべし！
・目的外での利用は禁止されている。
・利用履歴（使用者、日時、利用目的）を記録に残す必要がある。
・異動時に部署間で個人番号を受け渡すことは可能。（他社に渡すことは禁止）
■廃棄
不要になった番号の廃棄を忘れずに！
・従業員が退職しても、法律で定められた保存期限までは保管する
・保存期限を過ぎ次第、速やかに廃棄する必要がある
■まとめ
覚えておきたいポイントは、こんなところです。分かっていたことですが、あらためてみると、マイナンバーの運用って大変ですよね(;-_-) =3
最も問題視されているのは、やはり「管理」の点です。特定個人情報が漏れないよう、十分に気を付けましょう！
もう少し詳しく知りたい方は、個人情報保護委員会が提示しているガイドラインや、給与計算クイズ【マイナンバー編】を参照してみてください。
ちなみにフリーウェイジャパンでも、「フリーウェイマイナンバー」というマイナンバー管理サービスを提供しています。こちらも、参考にしてみてください。
※2016年1月20日に公開、2016年10月25日に加筆
