給与計算では、様々な費用が発生します。給与明細の専用用紙、プリンタ用紙、給与計算ソフトの購入費用や更新費用、給与計算実務を担当する従業員の人件費など。今回は、それら給与計算に必要な費用を削減する方法を紹介します。※2018年5月31日に更新
給与明細と言えば、専用用紙に印刷して手渡すもの。という時代が長く続いていました。しかし、給与計算の費用削減のためには、この専用用紙を使わないという選択肢もあります。たしかに、見栄えが良いなどの理由で専用用紙は好まれますが、かかる費用は少なくありません。コスト削減のために、白紙のプリンタ用紙に給与明細を印刷しましょう。
専用用紙よりも、白紙のプリンタ用紙の方が安いのは当然のことですが、そもそも紙に印刷しないという方法もあります。最近の給与計算ソフトには、Web明細という機能が付いています。印刷して封筒に入れる手間もコストもなく、給与明細を従業員へメール配信するだけです。参照：便利なの？給与明細書のWeb明細
すでに給与計算ソフトを使っているか、または使おうと検討している方。世の中の多くの給与計算ソフトは、決して安くありません。購入費用の数万円～数十万円だけではなく、毎年の更新費用に数万円を負担しなくてはならないことも。中規模以上の会社であれば仕方がありませんが、小規模であれば、費用削減のためにも無料か低価格の給与計算ソフトを利用しましょう。
給与計算ソフトでは、パソコンにインストールするオンプレミス型と、インストール不要のクラウド型があります。一般的には、クラウド給与計算ソフトの方が安価であるため、費用節減のためにクラウド給与計算を選んでもよいでしょう。クラウドには別の利点もあります。インストール型のように、パソコンが壊れても、大切な給与計算データを失うことがない点です。想像してみてください。壊れたパソコンの中に入っていた給与計算データを、新しいパソコンで入力しなおすことを。もちろん、インストール型でも、インターネット上にバックアップを取れる給与計算ソフトもあります。ただし、前述の「安さ」という点も含めると、クラウド給与計算の方がオススメです。
ここまでは、自力で給与計算する場合を想定して、費用削減の方法を紹介しました。しかし、そもそもとして、給与計算業務を社外に出す方法もあります。給与計算を代行する会社などに、給与計算業務をアウトソーシングするのです。そうすれば、社内で給与計算業務を担当している従業員の人件費を削減できます。ただし、その従業員が固定給をもらっていて残業代なしに給与計算業務を処理している場合には、コスト削減にならない可能性があります。固定費の削減となると従業員のリストラが必要です。参考：給与計算代行のメリットとデメリット
給与計算と切り離せないのが、年末調整です。11月から1月にかけて、年末調整の実務担当者は多忙をきわめます。この間の従業員の人件費削減のために、税理士事務所へ年末調整をアウトソーシングするという手もあります。給与計算は自社で、年末調整は外注で、といった切り分けでの費用節減が可能です。
給与計算の費用を削減する方法を紹介しました。まずは、給与計算業務や年末調整を自社内で処理しつづけるのか、それとも、アウトソーシングするのかを選ぶ必要があります。給与計算代行サービスの会社に頼むのであれば、あわせて従業員をリストラしなければ意味がないかもしれません。今かかっている費用が固定費なのか変動費なのか、によっても考え方が変わります。明細の紙や給与計算ソフトは変動費です。手っ取り早く費用を削減するなら、給与明細と給与計算ソフトの見直しから始めてみては、どうでしょうか。
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給与計算では、様々な費用が発生します。給与明細の専用用紙、プリンタ用紙、給与計算ソフトの購入費用や更新費用、給与計算実務を担当する従業員の人件費など。今回は、それら給与計算に必要な費用を削減する方法を紹介します。※2018年5月31日に更新
給与明細を専用用紙に印刷しない
給与明細と言えば、専用用紙に印刷して手渡すもの。という時代が長く続いていました。しかし、給与計算の費用削減のためには、この専用用紙を使わないという選択肢もあります。たしかに、見栄えが良いなどの理由で専用用紙は好まれますが、かかる費用は少なくありません。コスト削減のために、白紙のプリンタ用紙に給与明細を印刷しましょう。
そもそも、給与明細を印刷しない
専用用紙よりも、白紙のプリンタ用紙の方が安いのは当然のことですが、そもそも紙に印刷しないという方法もあります。最近の給与計算ソフトには、Web明細という機能が付いています。印刷して封筒に入れる手間もコストもなく、給与明細を従業員へメール配信するだけです。参照：便利なの？給与明細書のWeb明細
無料か低価格で使える給与計算ソフトを利用する
すでに給与計算ソフトを使っているか、または使おうと検討している方。世の中の多くの給与計算ソフトは、決して安くありません。購入費用の数万円～数十万円だけではなく、毎年の更新費用に数万円を負担しなくてはならないことも。中規模以上の会社であれば仕方がありませんが、小規模であれば、費用削減のためにも無料か低価格の給与計算ソフトを利用しましょう。
クラウド給与計算ソフトを使う
給与計算ソフトでは、パソコンにインストールするオンプレミス型と、インストール不要のクラウド型があります。一般的には、クラウド給与計算ソフトの方が安価であるため、費用節減のためにクラウド給与計算を選んでもよいでしょう。クラウドには別の利点もあります。インストール型のように、パソコンが壊れても、大切な給与計算データを失うことがない点です。想像してみてください。壊れたパソコンの中に入っていた給与計算データを、新しいパソコンで入力しなおすことを。もちろん、インストール型でも、インターネット上にバックアップを取れる給与計算ソフトもあります。ただし、前述の「安さ」という点も含めると、クラウド給与計算の方がオススメです。
給与計算業務をアウトソーシングする
ここまでは、自力で給与計算する場合を想定して、費用削減の方法を紹介しました。しかし、そもそもとして、給与計算業務を社外に出す方法もあります。給与計算を代行する会社などに、給与計算業務をアウトソーシングするのです。そうすれば、社内で給与計算業務を担当している従業員の人件費を削減できます。ただし、その従業員が固定給をもらっていて残業代なしに給与計算業務を処理している場合には、コスト削減にならない可能性があります。固定費の削減となると従業員のリストラが必要です。参考：給与計算代行のメリットとデメリット
年末調整をアウトソーシングする
給与計算と切り離せないのが、年末調整です。11月から1月にかけて、年末調整の実務担当者は多忙をきわめます。この間の従業員の人件費削減のために、税理士事務所へ年末調整をアウトソーシングするという手もあります。給与計算は自社で、年末調整は外注で、といった切り分けでの費用節減が可能です。
まとめ
給与計算の費用を削減する方法を紹介しました。まずは、給与計算業務や年末調整を自社内で処理しつづけるのか、それとも、アウトソーシングするのかを選ぶ必要があります。給与計算代行サービスの会社に頼むのであれば、あわせて従業員をリストラしなければ意味がないかもしれません。今かかっている費用が固定費なのか変動費なのか、によっても考え方が変わります。明細の紙や給与計算ソフトは変動費です。手っ取り早く費用を削減するなら、給与明細と給与計算ソフトの見直しから始めてみては、どうでしょうか。
給与計算ソフトの選び方で迷ったとき、給与計算ソフト「フリーウェイ給与計算」がおすすめ。Web明細も使えて、従業員５人まで永久無料のクラウド給与計算です。WindowsでもMacでも利用できます。