給与計算代行のメリットとデメリットとは?

給与計算代行

給与計算代行とは、ずばり給与計算業務を代わりに処理してくれるサービスのことです。サービスを提供しているのは、給与計算代行を専業にしている会社であったり、社労士(社会保険労務士)の事務所だったりします。※2019年1月11日に更新

給与計算代行を頼む理由

給与計算の業務は、非常に重要な仕事です。お給料は、従業員の生活を支えるもの。その計算や支給に誤りがあると、従業員との信頼関係にヒビが入ってしまうかもしれませんから。とはいえ、その仕事自体が収益を生み出すわけではないため、「給与計算をアウトソーシングするか」と考える方もいるのです。

給与計算代行のメリット

給与計算の代行を頼むと、以下のようなメリットがあります。

  • 業務負担を軽減できる

    特に従業員数が少ない場合、給与計算業務の専任担当者が社内におらず、別の業務の担当者が兼務している場合が多くあります。様々な業務が同時に繁忙期を迎えると、その担当者の仕事量が過剰になりがちです。また、給与計算に関連する法令などの最新情報を集めるのは、兼務担当者では難しく、誤った税率や保険料率で給与計算してしまうといったミスが発生する可能性も考えられます。給与計算代行を頼めば、そういった業務負担を軽減できます

  • コストを削減できる

    給与計算ソフトや給与計算システムは、安いものばかりではありません。毎年の保守料だけでも、小規模事業者にとっては大きな負担となりがちです。また、兼務担当者が給与計算している場合、残業で対応しているかもしれません。となれば、人件費もかさんでしまっています。給与計算代行なら、ソフトやシステムの料金、人的コストを削減しやすくなります。

給与計算代行のデメリット

給与計算の代行を頼むと、以下のようなメリットがあります。

  • 全て代行してもらうと費用が割高になる

    ひと口で給与計算代行といっても、サービス内容は様々です。給与計算に関わる周辺業務まで丸ごと代行してもらえるサービスもあれば、給与を計算することだけに対応しているサービスもあります。まるっと頼めるサービスだからといって安心はできません。もしかすると、自社で給与計算した方が費用が安く済む場合もあります。

  • 丸ごと代行は難しい

    上記のような事情もあり、すべてを代行してもらうのは簡単ではありません。周辺業務の一部は、結果的に社内で処理することになるケースも考えられます。課題は、費用の面だけではありません。そもそも、全ての情報を外部に公開してよいのかを検討する必要があります。楽になるから、安くなるからという理由で先走ることなく、費用面と情報セキュリティの観点から、どこまでの業務範囲を外注するのか決めましょう。

代行サービスの料金体系

給与計算をアウトソーシングする場合の料金は、従業員数で決まります。料金の内訳は大きく3つに分かれ、初期費用、月額基本料金、従業員1人あたりの月額料金といった内容になります。給与計算を代行するサービスによって、料金の決まり方はバラバラですが、共通しているのは「従業員数が増えれば増えるほど金額が高くなる」ということです。代行先を選ぶときは、今の従業員数だけではなく、人員計画(どれぐらい従業員数を増減させるのか)を考えた上で、選択するとよいでしょう。むろん、従業員数が増えて割高になったらサービスを解約して、別の代行サービスに頼むということでも良いかもしれません。

関連業務は別料金の場合が多い

給与計算代行サービスに代行できるのは、通常だと給与計算の業務のみです。周辺の関連業務を頼むと、オプションとして別料金が発生します。給与計算まわり全てを外注したい場合には、依頼したい業務をリストアップして、代行サービスに見積もりを依頼しましょう。うっかりすると、代行サービスを導入した後に「その業務は受けられません」と断られてしまって、当初の予定どおりに作業を効率化できなくなってしまいます。オプションには、以下のような内容が含まれますので参考まで。

年末調整だけアウトソーシング

給与計算を外注するにあたり、業務すべてをアウトソーシングする必要はありません。たとえば、「年末調整」だけを税理士事務所へ委託するという方法もあります。なぜ年末調整だけを頼むかと言うと、年に1回の仕事だからです。年に一度の業務だと、「あれ?どうやるんだっけ?」というように、処理方法を思い出すのに時間がかかります。もちろん、マニュアルを作れば問題は小さくなりますが、毎月の給与計算とは違って、どうしても作業時間が長くなってしまいがち。また、税制改正で所得控除の内容が変わることもあるため、正確な知識がないと年末調整で損をしてしまうことも。だからこそ、税金のプロである税理士に年末調整だけを頼む、という選択肢も検討してみましょう。年末調整にかぎらず、頻度が低い業務だけを代行してもらうと、業務負担は軽減できるかもしれません。

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