給与支払報告書とは｜個人別明細書・総括表の書き方を解説【2025年】
給与支払報告書とは｜個人別明細書・総括表の書き方を解説【2025年】
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給与支払報告書は、従業員を雇用する事業者が年末調整後に対応すべき重要な書類の一つです。提出先や期限が定められているものの、初めて作成する場合は「何のための書類なのか」「どのように書けばよいのか」と戸惑うことも少なくありません。
本記事では、給与支払報告書の基本的な役割から、個人別明細書・総括表それぞれの記載ポイントや書き方の注意点、提出方法までを整理して解説します。記入時に迷いやすい点を確認しながら、実務にそのまま活かせる内容としてご活用ください。
目次
給与支払報告書とは
給与支払報告書は、従業員に課される住民税を確定させるために、事業者が各市区町村へ提出することが義務付けられている書類です。
前年1月1日から12月31日までの給与支給額や各種控除の内容を届け出るもので、自治体はその情報をもとに住民税額を算出します。
給与支払報告書は、従業員一人ひとりの内容を記載する個人別明細書と提出先ごとに作成する総括表からなり、年末調整が完了した後に必要となる事務手続きの一つです。
給与支払報告書の提出対象
給与支払報告書は、前年中に給与を支払ったすべての従業員について提出するのが原則です。正社員に限らず、パート、アルバイト、役員、年の途中で退職した者や短期間勤務した者も含まれます。
退職者については、前年中の給与支払総額が30万円以下の場合、提出を省略できるとされていますが、在職者は金額にかかわらず提出が必要です。
なお、退職者であっても自治体独自の基準により提出を求められる場合があるため、事前に各市区町村の取り扱いを確認する必要があります。
給与支払報告書の提出先・提出期限
給与支払報告書の提出先は、従業員が給与支払いの翌年1月1日時点で住所を有する市区町村で、提出期限は毎年1月31日です。期限日が土日祝日にあたる場合は、翌平日が提出期限となります。
従業員が複数の市区町村に居住している場合は、自治体ごとに個人別明細書と総括表を作成し提出します。地方税法により提出が義務付けられており、未提出の場合には罰則が科される可能性があるため、期限を見据えた準備が重要です。
給与支払い報告書と他の書類との違い
給与支払報告書は、住民税を算定するために自治体へ提出する法定書類であり、他の給与関連書類とは目的や提出先が異なります。ここでは、源泉徴収票および給与支払証明書との違いを解説します。
給与支払報告書と源泉徴収票の違い
給与支払報告書と源泉徴収票の主な違いは、対象となる税目と提出先にあります。給与支払報告書は住民税の決定を目的として市区町村へ提出される一方、源泉徴収票は所得税の計算結果を示すものとして、従業員本人や税務署へ交付される書類です。
記載内容は共通点が多いものの、マイナンバーの取り扱いには提出先ごとの違いがあります。給与支払報告書や税務署へ提出する源泉徴収票にはマイナンバーの記載が必要である一方、個人情報保護の観点から、従業員本人に交付する源泉徴収票にはマイナンバーを記載しません。
給与支払報告書と給与支払証明書の違い
給与支払報告書と給与支払証明書の違いは、法定書類か任意書類かという点にあります。給与支払報告書は、住民税算定のために市区町村へ提出することが法律で義務付けられた書類です。
一方、給与支払証明書は住宅ローンや保育園の申込みなど、特定の目的のために事業主が任意の期間の給与額を証明する書類であり法律で定められているものではありません。
転職直後や産休復帰直後など、源泉徴収票では現在の収入状況を十分に示せない場合に利用されます。
給与支払報告書における2つの構成要素
給与支払報告書の構成は「個人別明細書」と「総括表」の2種類です。下記より詳しく解説します。
すべての給与所得者に対し、作成義務がある個人別明細書
個人別明細書は、自社に勤務する給与所得者である人数分を作成しなければなりません。給与支払いを受けた従業員などの個人情報を記載します。
▼個人別明細書の主な記載内容
個人別明細書には、源泉徴収票とほぼ同じ内容が記載されます。
個人別明細書をまとめる総括表
総括表とは、個人別明細書をまとめた書類を指します。個人別明細書の提出先である市区町村ごとに、1枚ずつ作成する必要があり、表紙のような役割を持ちます。
▼総括表の主な記載内容
総括表は、給与所得者が居住している自治体の数を作成する必要があります。
給与支払報告書（個人別明細書）の書き方と注意点
※総務省｜給与支払報告書（総括表）を引用して加工
給与支払報告書の記載内容は給与所得の源泉徴収票とほぼ同じですが、住民税の決定という目的の違いから提出先や一部の記載事項が異なります。
作成時には各種所得控除を正確に反映させる必要があり、控除額に誤りがあると従業員の住民税計算が正しく行われません。
様式は、各市区町村のホームページや総務省のWebサイトからダウンロード可能です。以下、特に注意が必要な記載項目について解説します。
支払いを受ける者の基礎情報・支払金額
個人別明細書の冒頭には、従業員の住所や氏名、マイナンバーなどの基礎情報を正確に記載します。
住所は給与を支払った年の翌年1月1日時点で従業員が居住している場所を記載してください。マイナンバーは従業員本人に交付する源泉徴収票には記載不要ですが、市区町村に提出する給与支払報告書には記載しなければなりません。
支払金額欄には、対象となる年の1月1日から12月31日までの1年間に確定した給与支払総額（毎月の給与と賞与の合計）を記入します。
給与所得控除後の金額
給与所得控除後の金額には、源泉徴収票をもとに給与所得控除後の金額を記載します。具体的には、支払金額を国税庁が発行する「年末調整等のための給与所得控除後の給与等の金額の表」などに当てはめて算出した金額を記入してください。
所得金額調整控除の適用がある場合には、その額を控除した後の金額を記載します。ただし中途退職者などで年末調整をしていない従業員の場合はこの欄を空欄のまま提出します。
所得控除額の合計額
この欄には、社会保険料控除・生命保険料控除・地震保険料控除・配偶者控除・扶養控除・基礎控除などの所得控除の合計額を記入します。
特に注意しなければならないのは、「特定親族特別控除」が創設された点です。
対象となる従業員がいる場合には、特定親族特別控除の額を合計に含める必要があるため改正内容を十分に確認して計算をしてください。
なお、年末調整を実施していない場合は、給与所得控除後の金額と同様に空欄で提出します。
給与支払報告書（総括表）の書き方と注意点
※総務省｜給与支払報告書（総括表）を引用して加工
総括表は市区町村ごとに1枚ずつ作成し、個人別明細書を取りまとめて提出するための管理書類です。
様式は各市区町村のホームページなどからダウンロードできますが、住民税の特別徴収をしている事業所には、通常12月中に市区町村から名称などが印字された専用の総括表が送付されてくるため、それを使用できます。
記載項目自体は多くありませんが、提出先や人数、納付方法に関わる情報が集約されています。特に所得控除の適用内容など、個人別明細書の正確な集計が求められるため、間違いのないよう記載しなければなりません。
以下で、特に記載ミスが起こりやすい重要なポイントについて解説します。
1.給与の支払期間・支払者の情報
給与の支払期間と給与支払者の情報は、給与支払報告書の基本事項として正確に記載する必要があります。
支払期間は原則として報告対象年の1月分から12月分までとし、給与支払者が法人の場合は法人番号を、個人事業主の場合は事業主本人の個人番号を記入します。
あわせて所在地や名称は登記内容や実態に基づいて正確に記載し、法人では代表者の職および氏名も記入が必要です。
これらの情報は市区町村での照合に用いられるため、社内資料と突き合わせて確認することが重要です。
2.受給者総人員・報告人員
受給者総人員と報告人員は、それぞれ意味が異なるため、内容を正しく理解したうえで区別して記載することが重要です。受給者総人員には、支払期間内に給与の支払いを受けた者の総数を記載します。
一般的には、提出年の1月1日現在において給与の支払いを受けている在籍者の総数として取り扱われることが多いものの、具体的な取り扱いは市区町村によって異なる場合があります。そのため、提出先自治体の手引や記載要領を必ず確認するようにしましょう。
一方、報告人員には当該市区町村へ給与支払報告書を提出する人数を記載してください。報告人員は合計人数だけでなく、「特別徴収対象者」「普通徴収対象者（退職者）」「普通徴収対象者（退職者を除く）」の区分ごとに内訳を記載する必要があります。
個人別明細書や普通徴収切替理由書の枚数と一致しない場合は差し戻しの原因となるため、集計には細心の注意が必要です。
3.納入書の送付
総括表の「納入書の送付」欄では、住民税の納付方法に応じて、納入書が必要かどうかを選択します。
金融機関の窓口などで紙の納入書を使用して納付する場合は、「必要」にします。一方、インターネットバンキングや地方税共通納税システムを利用して納付する場合は、紙の納入書を使用しないため、「不要」を選択するのが一般的です。
電子納税では、納付情報がシステム上で管理されるため、納入書の送付を前提としない運用が採られています。
納付方法と選択内容が一致していない場合には、不要な納入書が送付されたり必要な書類が届かなかったりするおそれがあります。あらかじめ自社の住民税納付方法を確認したうえで、適切に記入することが大切です。
給与支払報告書の提出方法
給与支払報告書の提出方法は、大きく分けて以下の3通りです。
給与支払報告書は、光ディスクでも提出が可能です。必要なデータが入った光ディスクを郵送、または窓口に提出してください。ただし、光ディスクでの提出は事前に申請し、承認を受ける必要があります。
給与支払報告書を提出する順序
給与支払報告書を提出する順序を解説します。
給与支払報告書で気をつけておきたい4つのポイント
給与支払報告書について気をつけるべきポイント4つを、下記で詳しく解説します。
1.給与支払報告書の提出期限
給与支払報告書の提出期限は、毎年1月31日です。31日が休日の場合は、その翌日に期限が変更されます。期日直前は窓口の混雑が予想されるため、余裕を持ってスケジュールを組んでおきましょう。
2.提出しなかった場合のペナルティ
給与支払報告の提出を怠った場合、事業主には以下が科せられます。
1年以下の懲役又は50万円以下の罰金
虚偽の申告を行った場合も同様です。給与支払報告書の提出は法律で義務付けられています。そのため、期限を過ぎてしまっていても、できる限り迅速に提出しましょう。 参考：地方税法「第317条の6」
3.提出が遅れた場合のペナルティ
給与支払報告書の提出が遅れてしまった場合、事業主には直接的なペナルティは科せられません。しかし、提出期限が過ぎることで、住民税の確定に遅れが生じます。
税金の算出作業が行われる6月までに提出されなかった場合、月々にかかる従業員の支払い額が増えてしまいます。これは通常12か月に分割して支払う住民税を、少ない月数で割って支払う必要があるためです。
そのため、従業員に多大なる負担を強いることとなり、事業主への不信感につながることもあります。そのような事態に陥らないために、給与支払報告書は期日までに必ず提出しましょう。
4.給与支払報告書の提出後に、対象者に異動があった場合
給与支払報告書の対象者である給与所得者が、給与支払報告書の提出後に、以下の理由から異動した場合の対処法を解説します。
いかなる理由でも給与の支払いを停止した場合は、給与所得者が住む市町村に報告しなければなりません。「給与所得者異動届出書」に所定事項を記入して、速やかに提出しましょう。
給与所得者異動届出書は市町村によって、若干仕様が異なります。該当する市町村のホームページでダウンロードするか、窓口で直接請求をしてください。
給与支払報告書が提出不要のケース
給与支払報告書の提出が不要であるケースがあります。これは給与の支払いが30万円以下である退職者について、特例により給与支払報告書の提出が不要となるケースです。ただし、あくまでも特例の措置であり、市町村によっては提出を要求されることがあります。事前に確認しておきましょう。
給与支払報告書を提出した後の流れ
給与支払報告書を提出した後の流れは、以下のとおりです。
給与支払報告書まとめ
給与支払報告書は、従業員の住民税を算出する市町村にとって大切な書類です。給与支払報告書は、個人別明細書と総括表の2つで構成されています。正社員だけではなく、役員・パート・アルバイトを含めた給与所得者すべてが対象となります。給与支払報告書の提出が遅れることで、給与所得者に負担がかかります。事業主は作成方法や意義を理解し、提出期日までに必ず提出してください。