出勤簿の保存期間は何年?

出勤簿

出勤簿とは、従業員の労働時間を正しく把握するための帳簿で、労働者名簿賃金台帳と並ぶ法定三帳簿の一つです。労働基準法第109条の「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に当たり、すべての会社に作成・整備が義務づけられています。※2019年1月11日に更新

出勤簿の3つのポイント

  • 出勤簿とは、従業員の労働時間を正しく把握するための帳簿で、労働者名簿、賃金台帳と並ぶ法定三帳簿の一つである。
  • 出勤簿は、すべての会社に作成・整備が義務付けられており、退職した従業員の最終出社日から3年間は出勤簿を保管しておく必要がある。
  • 出勤簿は、単に出勤日や労働時間だけを記入するのではなく、出勤・退勤の時刻なども記載しなければならない。

出勤簿の役割

会社には、従業員の労働時間を適切に管理する責務があり、適切な労務管理を行うことが出勤簿の大きな役割です。その他、出勤簿は給与計算のベースにもなります。従業員の遅刻・早退・欠勤の状況を把握したり、残業や深夜労働の有無を確認したりするのに欠かせない帳簿だと言えます。

出勤簿に記載する対象者

出勤簿に含める従業員は、基本的には全員になります。パートタイム・アルバイトなどの雇用形態に関係なく、出勤簿に勤務状況を記載します。 ただし、「管理監督者」に該当する管理職については、必ずしも出勤簿に記載する必要はないとされています。

出勤簿の保管は3年間

出勤簿は、3年間の保管が義務付けられてます。この「3年間」とは、従業員が働きはじめた日からではなく、最後に出勤簿を記入した日から起算します。つまり、退職した従業員の最終出社日から3年間は、出勤簿を保管しておく必要があるということです。 出勤簿は必ずしも紙で保管する必要はなく、電子データで保管することも可能です。従来は手書きによる紙の出勤簿が主流でしたが、エクセル入力の出勤簿やタイムカードと連動した出勤簿、また近年ではクラウドの勤怠管理システムと連動した出勤簿なども登場しており、会社によって様式は異なります。なお、3年以内に出勤簿を紛失・破棄し場合は、30万円以下の罰金が科せられる恐れがあります。

出勤簿の記載項目

出勤簿は、正社員、パート、アルバイトなどの雇用形態にかかわらず記入する必要があります。出勤簿に必ず記載しなければならない項目は、以下のとおりです。

  • 出勤日・労働日数
  • 出勤・退勤の時刻
  • 日別の労働時間数
  • 時間外労働を行った日付・時刻・時間数
  • 休日労働(休日出勤)を行った日付・時刻・時間数
  • 深夜労働を行った日付・時刻・時間数

こんな出勤簿はNG

たとえば、「6月30日、9時間労働」と記入しただけの出勤簿では不十分です。なぜなら、この記載からは合計の労働時間しか分からず、通常労働なのか、時間外労働なのか、深夜労働なのかが判断できないからです。単に出勤日や労働時間だけを記載するのではなく、「何時から何時まで働いたのか」という出勤・退勤の時刻なども記載しなければなりません。

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