出勤簿とは～役割、対象者、記載項目、保存期間について～｜給与計算ソフトはフリーウェイ

出勤簿とは、従業員の労働時間を記録して正しく把握するための帳簿で、労働者名簿、賃金台帳と並ぶ法定三帳簿の一つです。労働基準法第109条の「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に当たり、すべての会社に作成・整備が義務づけられています。※2020年5月28日に更新

出勤簿の３つのポイント

• 出勤簿とは、従業員の出退勤の情報を正しく把握するための帳簿で、労働者名簿、賃金台帳と並ぶ法定三帳簿の一つである。
• 出勤簿は、すべての会社に作成・整備が義務付けられており、退職した従業員の最終出社日から3年間は出勤簿を保管しておく必要がある。
• 出勤簿は、単に出勤日や労働時間だけを記入するのではなく、出勤・退勤の時刻なども記載しなければならない。

出勤簿の役割

会社には、従業員の労働時間を適切に管理する責務があり、適切に労務管理をすることが出勤簿の大きな役割です。その他、出勤簿は給与計算のベースにもなります。従業員の遅刻・早退・欠勤の状況を把握したり、残業や深夜労働の集計に欠かせない帳簿だと言えます。

出勤簿に記載する対象者

出勤簿に含める従業員は、基本的には全員になります。パートタイム・アルバイトなどの雇用形態に関係なく、出勤簿に勤務状況を記載します。 ただし、「管理監督者」に該当する管理職については、必ずしも出勤簿に記載する必要はないとされています。

出勤簿の保管は３年間

出勤簿は、3年間の保管が義務づけられてます。この「3年間」とは、従業員が働きはじめた日からではなく、最後に出勤簿を記入した日から起算します。つまり、退職した従業員の最終出社日から3年間は、出勤簿を保管しておく必要があるということです。なお、3年以内に出勤簿を紛失・破棄し場合は、30万円以下の罰金が科せられる恐れがあります。

出勤簿のフォーマットは任意

出勤簿の記載項目

出勤簿は、正社員、パート、アルバイトなどの雇用形態にかかわらず記入する必要があります。出勤簿に必ず記載しなければならない内容は、以下のとおりです。

こんな出勤簿はNG

たとえば、「6月30日、9時間労働」と記入しただけの出勤簿では不十分です。なぜなら、この記載からは合計の労働時間しか分からず、通常労働なのか、時間外労働なのか、深夜労働なのかが判断できないからです。単に出勤日や労働時間だけを記載するのではなく、「何時から何時まで働いたのか」という出勤・退勤の時刻なども記載しなければなりません。