出勤簿とは~役割、対象者、記載項目、保存期間について~

出勤簿

出勤簿とは、従業員の労働時間を記録して正しく把握するための帳簿で、労働者名簿賃金台帳と並ぶ法定三帳簿の一つです。労働基準法第109条の「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に当たり、すべての会社に作成・整備が義務づけられています。※2020年5月28日に更新

出勤簿の3つのポイント

  • 出勤簿とは、従業員の出退勤の情報を正しく把握するための帳簿で、労働者名簿、賃金台帳と並ぶ法定三帳簿の一つである。
  • 出勤簿は、すべての会社に作成・整備が義務付けられており、退職した従業員の最終出社日から3年間は出勤簿を保管しておく必要がある。
  • 出勤簿は、単に出勤日や労働時間だけを記入するのではなく、出勤・退勤の時刻なども記載しなければならない。

出勤簿の役割

会社には、従業員の労働時間を適切に管理する責務があり、適切に労務管理をすることが出勤簿の大きな役割です。その他、出勤簿は給与計算のベースにもなります。従業員の遅刻・早退・欠勤の状況を把握したり、残業や深夜労働の集計に欠かせない帳簿だと言えます。

出勤簿に記載する対象者

出勤簿に含める従業員は、基本的には全員になります。パートタイム・アルバイトなどの雇用形態に関係なく、出勤簿に勤務状況を記載します。 ただし、「管理監督者」に該当する管理職については、必ずしも出勤簿に記載する必要はないとされています。

出勤簿の保管は3年間

出勤簿は、3年間の保管が義務づけられてます。この「3年間」とは、従業員が働きはじめた日からではなく、最後に出勤簿を記入した日から起算します。つまり、退職した従業員の最終出社日から3年間は、出勤簿を保管しておく必要があるということです。なお、3年以内に出勤簿を紛失・破棄し場合は、30万円以下の罰金が科せられる恐れがあります。

出勤簿のフォーマットは任意

出勤簿の様式は、特に決まっていません。必ずしも紙で保管する必要はなく、パソコン等で作った電子データでの保存も可能です。従来は手書きによる紙の出勤簿が主流でしたが、エクセル入力の出勤簿やタイムカードと連動した出勤簿、また近年ではクラウドの勤怠管理システムで自動で作れる出勤簿なども登場しており、会社によって様式は異なります。参考)労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう|厚生労働省

出勤簿の記載項目

出勤簿は、正社員、パート、アルバイトなどの雇用形態にかかわらず記入する必要があります。出勤簿に必ず記載しなければならない内容は、以下のとおりです。

  • 出勤日・労働日数
  • 出勤(始業)・退勤(終業)の時刻
  • 日別の労働時間数
  • 時間外労働を行った日付・時刻・時間数
  • 休日労働(休日出勤)を行った日付・時刻・時間数
  • 深夜労働を行った日付・時刻・時間数

こんな出勤簿はNG

たとえば、「6月30日、9時間労働」と記入しただけの出勤簿では不十分です。なぜなら、この記載からは合計の労働時間しか分からず、通常労働なのか、時間外労働なのか、深夜労働なのかが判断できないからです。単に出勤日や労働時間だけを記載するのではなく、「何時から何時まで働いたのか」という出勤・退勤の時刻なども記載しなければなりません。

関連記事

この記事は、給与計算ソフト「フリーウェイ給与計算」の株式会社フリーウェイジャパンが提供しています。フリーウェイ給与計算は、従業員5人まで永久無料のクラウド給与計算で、WindowsでもMacでも利用できます。

給与計算ソフトが無料のフリーウェイ
このエントリーをはてなブックマークに追加
給与明細とは~支給項目、控除項目について解説~
基本給とは~総支給額などとの違いについて解説~
通勤手当とは~支給の義務、非課税限度額について~
日給月給制とは?~他の給与体系との違い~
退職月で住民税の控除・支払方法が変わる
減給の制裁とは~従業員が遅刻した場合の給料~
賞与から住民税は天引きされない~ボーナスの所得税の計算方法~
賞与を年4回以上の支給にすると社会保険上の「報酬」になる
退職する従業員の住民税の徴収
ずっと無職でも住民税は納める~前年に収入があった場合は要注意~
年俸制とは~採用するメリットとデメリット、ボーナス、残業時間~
現物給与とは?所得税と社会保険との関係
賃金総額とは~該当するもの、しないもの~
平均賃金とは~金額の求め方、例外的な計算方法、含まれない賃金~
出勤簿とは~役割、対象者、記載項目、保存期間について~
法定福利と法定外福利の違いとは?
賞与支払届とは~標準賞与額との関係、提出時の注意点~
固定的賃金とは何なのか?
児童手当はいつからもらえる?申請の方法と注意点
給与支払報告書とは~個人別明細書、総括表、提出について~
住民税決定通知書とは~受取り方、届いた後にやること、手元にない場合~
普通徴収と特別徴収の違い~住民税の納付方法は2つある~
給料の分割払いはできない~賃金支払いの5原則とは~
賞与支給月の月末に退職すると損をする
住民税の計算式~所得割と均等割~
休業手当とは~計算方法、休業補償との違い~
給与計算実務能力検定とは~取得するメリットや効果的な勉強方法を解説~
給料を振込む時間は法律で決まっている?~銀行による振込時間の違い~
給与計算をアウトソーシングするメリットとポイント
賞与計算するときの注意点とポイント
給与デジタル払いとは~解禁までに押さえておきたいメリット・デメリット~
pagetop