労働者名簿とは~保存期間と記載事項について解説~

労働者名簿

労働者名簿とは、会社が従業員の氏名・生年月日・住所・雇入れ日などの情報を記載する法定帳簿で(労働基準法第107条)、適切な労務管理に欠かせません。従業員の実態を知るための重要な帳簿であることから、労働基準監督署の調査が入った際には、労働者名簿が確認されることもあります。※2018年3月13日に更新

労働者名簿の3つのポイント

  • 労働者名簿は、従業員の退職や解雇、死亡の日を起点として3年間の保存義務がある。紙ではなくデータによる保存も認められている。
  • 労働者名簿は、いわゆる法定三帳簿(労働者名簿・賃金台帳・出勤簿)の一つであり、会社の規模にかかわらず、従業員を雇っているすべての会社に作成・設置が義務付けられている。
  • 労働者名簿の記載内容に変更があった場合、会社はすぐに労働者名簿を修正し、最新の内容にしておく必要がある。

労働者名簿の作成義務

労働者名簿は、いわゆる法定三帳簿(労働者名簿・賃金台帳・出勤簿)の一つであり、会社の規模にかかわらず、従業員を雇っているすべての会社に作成・設置が義務付けられています。個人事業主であっても従業員を雇っているのであれば、労働者名簿を作成・設置する必要があります。雇用保険、社会保険の手続きや、保険給付の請求時に使う帳簿ですので、しっかり作っておきましょう。

労働者名簿の保存義務

労働者名簿は、従業員の退職や解雇、死亡の日を起点として3年間の保存義務がありますが、必ずしも紙で保存する必要はなく、データによる保存も認められています。ただし、求められたときにすぐに表示・印刷できるようにしておく必要があります。

労働者名簿の記載事項

労働者名簿に記載する「労働者」には、正社員だけでなく派遣社員や契約社員、パートやアルバイトなども含まれます。日雇い労働者は含まれませんが、継続して1ヶ月以上働く場合には労働者名簿に記載する必要があります。なお、労働者名簿に決まった様式はありません。法令で求められている以下の記載事項を満たしていれば問題はなく、様式は会社独自のもので構いません。

  • 氏名
  • 生年月日
  • 履歴(所属部署、異動状況、昇進、出向などの履歴)
  • 性別
  • 住所
  • 従事する業務の種類(労働者が30人未満の場合は記載不要)
  • 雇入れの年月日
  • 退職・解雇の年月日とその理由(従業員の都合による退職の場合は理由を記載する必要なし。解雇した場合は解雇事由を記載する)
  • 死亡の年月日とその原因

労働者名簿の変更・更新

従業員の氏名・住所の変更など、労働者名簿の記載内容に変更があった場合は、会社はすぐに労働者名簿を修正し、最新の内容にする必要があります。労働者名簿を作成しない場合や、記載内容に変更があっても修正しないときは、30万円以下の罰金に処せられる場合があります。

関連記事

この記事は、給与計算ソフト「フリーウェイ給与計算」の株式会社フリーウェイジャパンが提供しています。フリーウェイ給与計算は、従業員5人まで永久無料のクラウド給与計算で、WindowsでもMacでも利用できます。

給与計算ソフトが無料のフリーウェイ
このエントリーをはてなブックマークに追加
年金手帳は会社が預かる?~紛失したときの再発行の方法~
懲戒解雇した場合の解雇予告(手当)
有給申請された日付は変更できる~時季指定権と時季変更権~
試用期間中の給与計算~最低賃金から2割まで減額できる~
給与規定とは~作成が義務になる条件と記載事項~
「年収130万の壁」の計算方法とは
賃金台帳とは~記載項目と保存期間について解説~
ハローワーク(職安)とは~役割、求人の申込方法~
離職証明書と離職票とは~記載事項と送り先~
労働者名簿とは~保存期間と記載事項について解説~
就業規則とは~記載事項と目的について~
労働基準法とは~労働者がいても適用されない場合がある?~
労使協定とは~単位と当事者、免罰的効力について~
36協定とは~定める事項と残業との関係~
春闘とは何か~交渉内容、流れ、歴史について解説~
身元保証人とは~責任と制限について~
雇用契約書とは~法律上の義務がなくても会社で作成する理由~
ホームリーブとは~課税を免除される条件と注意点について~
目標管理制度(MBO)とは~導入メリットと注意点~
コンピテンシーとは何か~目的、メリット、注意点~
号俸と等級とは何か?
昇格、昇進、昇給の違い
HRテックとは何か?注目される背景とサービスの種類
振替休日と代休の違いとは
ベーシックインカムとは~起源、導入のメリット、懸念点~
ふるさと納税とは~仕組みと控除額の上限~
出産手当金とは~退職後に受け取れる条件、支給期間、1日あたりの金額~
事業場外のみなし労働時間制とは何か
年次有給休暇の計画的付与制度
フレックスタイム制とは何か~導入する手順と注意点~
アルバイトの健康保険、雇用保険、労災保険への加入
裁量労働制とは~専門業務型と企画業務型~
アルバイト・パートも年次有給休暇を取得できる~正社員との比較、日数や条件について解説~
短時間勤務制度は入社すぐの従業員でも利用できる~例外は労使協定で~
「退職所得の受給に関する申告書」で節税できる
生時両立支援助成金(通称:イクメン助成金)とは~支給要件と取組内容~
最低賃金制度とは~違反していないか確認する方法~
pagetop