給与明細を作るのは会社の義務!?

給与明細とは、給与の支払いと同時に従業員に交付するもので、勤怠の記録や社会保険の控除額など給与計算の根拠を明示したものです。※2017年8月7日に公開

給与明細の作成は会社の義務!?

給与明細は、労働基準法で作成が義務付けられているわけではありません。しかし、給与から所得税や社会保険料などを控除した場合は、所得税法や健康保険法などによって控除額を従業員に通知することが義務付けられています。また、給与を銀行振込によって支払う場合は、基本給や各種手当の金額、源泉所得税や社会保険料の種類別控除額、それらを加減した最終的な支給額を計算書に記載して従業員に交付する必要があります。この計算内容を通知するためにも、給与明細を交付するのが慣例です。

給与明細の構成・記載項目

給与明細に記載する項目は一般的に、「勤怠項目」「支給項目」「控除項目」に分かれています。支給部分に示した総支給額から控除部分の合計額を差し引いた金額が、その月の口座振込額、従業員からしたら手取りの給与額となります。

  • 勤怠項目

    給与明細の勤怠部分には、出勤・欠勤日数や有給休暇取得日数、残業時間などを明記します。

  • 支給項目

    給与明細の支給部分には、基本給に加え、住宅手当や家族手当など各種手当の金額を明記します。

  • 控除部分

    給与明細の控除部分には、給与から天引きした健康保険料厚生年金保険料雇用保険料介護保険料などの控除額を明記します。

給与明細の形態と保管義務

給与明細の形態に規定はなく、紙でも電子データでも問題はありません。近年は、給与明細の電子化・Web化が進んでおり、ネット経由で給与明細を発行する会社も増えています。なお、会社には給与明細を保管する義務はありません。しかしながら、実際に従業員に支払った給与の金額を示す重要なデータであるため、後のトラブルなどに備えて一定期間は保管しておくのが望ましいと言えます。

まとめ

  • 給与明細とは、給与の支払いと同時に従業員に交付するもので、勤怠の記録や社会保険の控除額など給与計算の根拠を明示したものである。
  • 給与明細は、労働基準法で作成が義務付けられているわけではないが、所得税法や健康保険法の規定により作成・発行が義務付けられている。
  • 給与明細に記載する項目は一般的に、「勤怠部分」「支給部分」「控除部分」に分かれており、支給部分に示した総支給額から控除部分の合計額を差し引いた金額が、その月の口座振込額となる。

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