労働者名簿

労働者名簿とは、会社が従業員の氏名・生年月日・住所・雇入れ日などの情報を記載する法定帳簿で(労働基準法第107条)、適切な労務管理に欠かせません。従業員の実態を知るための重要な帳簿であることから、労働基準監督署の調査が入った際には、労働者名簿が確認されることもあります。※2017年7月24日に更新

労働者名簿の作成義務

労働者名簿は、いわゆる法定三帳簿(労働者名簿・賃金台帳出勤簿)の一つであり、会社の規模にかかわらず、従業員を雇っているすべての会社に作成・設置が義務付けられています。個人事業主であっても従業員を雇っているのであれば、労働者名簿を作成・設置する必要があります。雇用保険、社会保険の手続きや、保険給付の請求時に使う帳簿ですので、しっかり作っておきましょう。

労働者名簿の保存義務

労働者名簿は、従業員の退職や解雇、死亡の日を起点として3年間の保存義務がありますが、必ずしも紙で保存する必要はなく、データによる保存も認められています。ただし、求められたときにすぐに表示・印刷できるようにしておく必要があります。

労働者名簿の記載事項

労働者名簿に記載する「労働者」には、正社員だけでなく派遣社員や契約社員、パートやアルバイトなども含まれます。日雇い労働者は含まれませんが、継続して1ヶ月以上働く場合には労働者名簿に記載する必要があります。なお、労働者名簿に決まった様式はありません。法令で求められている以下の記載事項を満たしていれば問題はなく、様式は会社独自のもので構いません。

  • 氏名
  • 生年月日
  • 履歴(所属部署、異動状況、昇進、出向などの履歴)
  • 性別
  • 住所
  • 従事する業務の種類(労働者が30人未満の場合は記載不要)
  • 雇入れの年月日
  • 退職・解雇の年月日とその理由(従業員の都合による退職の場合は理由を記載する必要なし。解雇した場合は解雇事由を記載する)
  • 死亡の年月日とその原因

労働者名簿の変更・更新

従業員の氏名・住所の変更など、労働者名簿の記載内容に変更があった場合は、会社はすぐに労働者名簿を修正し、最新の内容にする必要があります。労働者名簿を作成しない場合や、記載内容に変更があっても修正しないときは、30万円以下の罰金に処せられる場合があります。

まとめ

・労働者名簿とは、会社が従業員の氏名・生年月日・住所・雇入れ日などの情報を記載する法定帳簿である。

・労働者名簿は、いわゆる法定三帳簿(労働者名簿・賃金台帳・出勤簿)の一つであり、会社の規模にかかわらず、従業員を雇っているすべての会社に作成・設置が義務付けられている。

・労働者名簿の記載内容に変更があった場合、会社はすぐに労働者名簿を修正し、最新の内容にしておく必要がある。

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